Halb zog sie ihn, halb sank er hin. Über Veränderungen.
Schon Goethe hat gewusst: Entweder machen wir es selbst, oder es wird mit uns gemacht. Ändern wird sich immer etwas. In einem Unternehmen ist es mit Veränderungen nicht anders als im privaten Leben. Wir ändern entweder etwas, um Leid zu vermeiden oder Lust zu gewinnen. Oder anders: Veränderungen durch Krise oder Vision.
Wenn das Leid und die Krise so groß werden, dass wir uns verändern müssen, kann das unschön sein. Es ist vielleicht der falsche Zeitpunkt, das Unternehmen hat schon Schaden genommen … es ist purer Druck.
Schöner ist es, einem Wunsch zu folgen und die eigene Zukunft aktiv anders zu gestalten. Das ist nicht Druck, sondern Sog. Nicht Leid, sondern Lust.
Jede Veränderung ist eine Investition und Kraftanstrengung. Aber nur, wer sich ständig verändert, weiterentwickelt und sich neuen Bedingungen anpasst, wird auf Dauer auch Erfolg haben. Das ist eine wichtige Unternehmeraufgabe und bedeutet Arbeiten am Unternehmen. Dafür muss man sich Zeit nehmen. Entweder im Arbeitsalltag oder z.B. in Klausur an einem Wochenende.
Wie gehen Sie Veränderungen aktiv an?
Ein Gedächtnis wie ein Elefant.
Wohin mit Einfällen, Artikeln, die man gerne aufheben möchte, Rechnungen, die man noch braucht ….. eben mit Allem, was – im Netz oder auch bedruckt – noch abgelegt werden soll?
In der Vergangenheit hatte ich dafür diverse Ordner und viel Verdruss beim Wiederfinden. Seit ca. einem Jahr mache ich es anders: Ich lege das eingescannte Dokument, die Notiz oder was auch immer, digital ab im Programm Evernote. Dort habe ich mir eine einfache Struktur angelegt. Ich habe aber noch vielfältige andere Möglichkeiten, das Dokument zu suchen, z.B. über den Titel und die OCR-Erkennung.
Das Evernote-Programm kann auf beliebig vielen Rechnern, dem iPad usw. installiert werden. Die Inhalte werden danach automatisch synchronisiert und sind damit immer auf allen Rechnern auf dem neuesten Stand. Die Bedienung ist denkbar einfach. Eine Dokumentensuche geht blitzschnell.
Das Programm ist in der Basisversion kostenlos. Für die Premium-Mitgliedschaft habe ich für ein Jahr 45 USD gezahlt.
Evernote hilft mir, Ordnung zu halten und Informationen sehr schnell verfügbar zu haben. Ein tolles Hilfsmittel.
Unternehmer und Rocker.
Paul Teutul Senior ist ein harter Bursche. Er war mit einem Eisengeschäft als Kleinunternehmer in der Baubranche erfolgreich und fing in der Mitte des Lebens noch einmal etwas ganz Neues an: Er gründete die Firma ‘Orange County Choppers’ und baut mit die heißesten Motorräder der USA. Bekannt wurde er mit der Fernsehsendung ‘American Chopper’. Mich interessieren aber nicht seine Motorräder sondern seine Art, Unternehmen aufzubauen und zu führen. Und sein Buch ‘The ride of a lifetime – Das Erfolgsgeheimnis der Orange County Choppers’.
Das Raubein Teutul hat ein Buch über seine Unternehmen geschrieben, über Leidenschaft, Durchhaltevermögen, Abmachungen, Träume, Veränderungen usw. Er beschreibt seine Glaubenssätze, den Einfluss der Familie und anderer Menschen auf sein Tun, Hürden die er meistern musste und gravierende Fehler, die er beging.
Das Buch ist kurzweilig zu lesen und mit Geschichten gespickt. Ich habe an vielen Stellen innegehalten und mir überlegt, wie ich es eigentlich so mache. Was mir u.a. gefallen hat: Teutul hat für sich glasklare Grundsätze aufgestellt, an denen er sich und sein Unternehmen ausrichtet. Darin ist er gradlinig und, wenn es sein muss, auch knallhart.
Ich werde das Buch nicht gleich ins Regal zurückstellen. Sondern erst wieder lesen …
Planen. Ein Ratespiel.
Viele Bücher wurden schon gefüllt mit Anleitungen, wie ich mein privates und berufliches Leben erfolgreicher und glücklicher bewältigen kann: Durch Planung. Quantitativ und Qualitativ: Siebenjahres-, Jahres-, Quartals-, Monats-, Wochen-, Tagesplan, persönlicher Entwicklungsplan….
Leider kriege ich das so nicht hin. Es ist mir zu viel Planung und es ist mir zu unflexibel. Meistens schaffen wir es ja nicht mal, einen Einkauf richtig zu planen: Schlangen an den Ständen, angebotene Qualität, Zufallsbegegnungen machen die Planung zu einem Ratespiel. Wenn ich schon diese kleine Einheit nicht geistig vorweg nehmen kann, wie ergeht es mir dann erst bei großen Brocken?
Plane ich also gar nicht? Doch. Aber ziemlich reduziert:
- Ich habe eine grobe Richtschnur, was mir wichtig ist, was ich träume … meine Vision. Dieses Blatt nehme ich mir von Zeit zu Zeit vor (ca. einmal im Jahr), vielleicht ändere ich auch etwas daran. Meistens sind das aber nur Kleinigkeiten. Zeitbedarf pro Jahr: Ungefähr eine Stunde.
- Ungefähr im Halbjahresrhytmus schaue ich mir meinen ‘Periodenzielplan’ an (mir ist bisher kein besseres Wort eingefallen) und aktualisiere diesen. Da stehen für die nächsten sieben Jahre je Jahr 3-5 Meilenstein-Ziele drin. Zeitbedarf pro Jahr: Vielleicht eine halbe Stunde.
- Für die Kanzlei haben wir einen Jahres- und Maßnahmenplan. Auch sehr übersichtlich und einfach gehalten, jedem Mit-Arbeiter bekannt und idealerweise auch miterarbeitet. Diesen Plan schauen wir uns jeweils kurz in der monatlichen Kanzleibesprechung an.
- Alle meine Aufgaben schreibe ich in eine Aufgabenliste. Manche Aufgaben sind mit Terminen versehen. Bei größeren Zielen oder Projekten schreibe ich meistens nur den nächsten Schritt als Aufgabe auf.
Morgens schaue ich mir diese Liste kurz an und entscheide, welche Aufgaben ich an diesem Tag erledigen will oder muss. Zeitaufwand: Täglich ca. 10 Minuten. Und diese Durchsicht und Festlegung für den Tag ist ein Ritual, ohne dass ich mich mittlerweile unwohl fühle.
Mindestens genau so wichtig ist es mir, über die Ziele und Pläne zu sprechen. Mit meiner Frau, den Mitarbeitern, einem Berater usw. Das bringt mich auf neue Ideen oder vielleicht auch dazu, Ziele oder Aufgaben zu überdenken.
So macht mir Planung Spaß und überfordert mich nicht.
Und wie planen Sie?
Ich weiß, wie es geht. Und wo es steht.
Wir nutzen in unserer Kanzlei seit jeher verschiedene Arbeitshilfen, wie Ablaufbeschreibungen, für unsere Bedürfnisse entwickelte Formulare etc. Alle diese Dokumente waren früher mehr oder weniger sinnvoll im Explorer gespeichert oder auf andere Weise abgelegt. Das Auffinden und Aufrufen war für alle nicht ganz einfach – für einen neuen Mitarbeiter war es nahezu unmöglich. Es fehlte einfach an einem ausgereiften Ordnungssystem.
Lange Zeit haben wir nach einer Lösung gesucht. Zum einen sollte die neue Systematik eine klare, einfache und variable Ablagestruktur bieten und zum anderen einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen.
Nach vielen Irrungen und Wirrungen nutzen wir jetzt ein System, dass sich an das Qualitätsmanagement anlehnt. Grob gesagt unterscheiden wir nach den Bereichen
- Leisten (Tätigkeiten für unsere Kunden, z.B. Buchführung, Abschluss, Steuererklärungen usw.)
- Unterstützen (Tätigkeiten und Informationen für die Kanzlei selbst) und
- Führen (Strategie, Planung usw.).
Mit diesem Grundmodell und den von uns stetig vorgenommenen Ergänzungen, stellt sich die ‚Wo ist Was –Frage’ mittlerweile für uns nicht mehr. Anfänglich fehlte noch der schnelle Zugriff. Auch da war es eine langer Weg, bis wir jetzt bei dem angekommen sind, wie wir es täglich nutzen und lieben: Unsere Landkarte. Unsere Prozesslandschaft. Realisiert in Excel, klar strukturiert, einfach zu nutzen und flexibel anpassbar.
Mehr als Worte zeigen Bilder: http://www.youtube.com/watch?v=YGNjwpQCrbA
und weitere Infos gibt es unter www.steuerberatercoach.de
Der ständige Begleiter.
Nicht immer sitze ich vor dem PC, wenn ich Einfälle, Aufgaben oder Kontaktdaten festhalten will. Meist kommen sie ungeplant.
Diese Splitter schreibe ich in ein Notizbuch, das mein ständiger Begleiter ist. Das geht für mich viel schneller, als erst ein digitales Werkzeug startklar zu machen. Meistens leere ich diesen Notizspeicher noch am selben Tag. Kurze Aufgaben erledige ich sofort, Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, übernehme ich in meine Aufgabenliste usw. Dann streiche ich den Eintrag und entferne sobald wie möglich die Seite aus dem Notizbuch. Dadurch wird es noch dünner und leichter.
Als Notizbuch nutze ich ein Moleskine ‚Cahier Journal‘. Es ist sehr flach und passt bestens in meine Hemd- oder Jackettasche. So habe ich es immer parat, wenn ich es brauche. Abgesehen von den praktischen Vorzügen ist es auch ein schönes Produkt.
Wie fangen Sie Ihre Notizschnipsel ein?
Einen Standpunkt haben.
Wir alle lesen, reden und hören viel über Unternehmenskultur, Leitbilder und Werte. Alles nicht sonderlich greifbar. Möglicherweise können wir die Thematik etwas einkochen und auf den Punkt bringen.
Wir glauben an etwas. Wir haben einen Standpunkt. Aber wissen wir auch, wie unser Standpunkt im Einzelnen aussieht?
- Warum sind wir Steuerberater und erbringen unsere Dienstleistungen für unsere Kunden?
- Woran glauben wir fest?
- Wo sind wir kompromisslos in unserer Haltung?
- Wofür lohnt es zu kämpfen?
Wenn wir einen klaren Standpunkt haben, von dem wir überzeugt sind, können wir diesen auch nach außen kommunizieren und der Welt zeigen. Egal wie groß unsere Welt ist. Das macht uns unverwechselbar – und hebt uns ab von der Konkurrenz. Ein klarer Standpunkt macht uns stark, weil wir wissen, was uns das Wichtigste ist.
Ziehen wir nicht nur Linien in den Sand. Hinterlassen wir deutliche Spuren.
Der Mensch im Mittelpunkt.
Im Wirtschaftsmagazin ‘brand eins’ vom Januar wurde der Hausarzt Dr. Ebeling aus dem Allgäu portraitiert. Er, seine Kollegin und vier Angestellte haben etwas geschafft, was sich die meisten Unternehmer wünschen, aber kaum einer erreicht: Der Kunde steht als Mensch im Mittelpunkt.
Die Ergebnisse sind überzeugend: Patienten sind Fans und keine reinen Kunden. Neukunde zu werden ist eher schwierig, die Ertragslage ist gut und die Wochenarbeitszeit liegt bei Herrn Dr. Ebeling bei rund 45 Stunden. An diesem Erfolg haben die Mitarbeiter einen sehr großen Anteil. Sie arbeiten selbständig, eigenverantwortlich und mit hoher Motivation. Fluktuation ist ein Fremdwort. Prozesse werden klar definiert und laufend optimiert.
Soweit zu kommen ist nicht einfach und mit viel Arbeit verbunden. Aber es ist keine Last, wenn ich das mit Leib und Seele tue, was ich liebe.
Eine Idee ist nur eine Idee.
Ich habe häufig und an den unmöglichsten Orten Ideen, was ich Neues machen will, was anders gemacht werden kann, wie Dinge gestaltet werden sollen, über was es sich zu schreiben lohnt usw. Im ersten Moment finde ich die Ideen fast immer außergewöhnlich und es wert, sie für später festzuhalten. Eine kurze Beschreibung, wie ich Ideen zur Realität werden lasse:
- Festhalten und sammeln. Jede Idee kommt sofort in ein kleines Notizbuch, dass ich immer, wirklich immer, bei mir habe. Diese Notizbucheintragung übernehme ich in meine ‘Ideensammlung’. Ob das Outlook, Excel oder was auch immer ist, ist egal. Hauptsache: Nur ein Ort.
- Reifen lassen. Viele Ideen sind nach einiger Zeit gar nicht mehr so anziehend. Deshalb schaue ich mir die Idee immer wieder von verschiedenen Seiten an und lasse sie Gestalt annehmen.
- Erzählen. Wenn ich anderen von einer Idee erzähle, merke ich am besten, ob und wo es noch hakt oder ob es sich schon gut anfühlt. Auch Fragen und Anregungen bringen mich weiter.
- Durchstarten. Irgendwann will die Idee Realität werden. Dann braucht es etwas Zeit und Durchhaltevermögen. Die Zeit muss ich mir nehmen und surfe dafür etwas weniger, gehe etwas später ins Bett, lass den Fernseher aus usw. Wenn die Idee genügend Strahlkraft hat, ist das Durchhaltevermögen kein Problem.
Es gibt viele tolle Ideen. Aber auch eine tolle Idee ist leider nur eine Idee – bis ich daraus etwas mache.
Wie realisieren Sie Ihre Ideen?
Kleine Berührungen
Als Steuerberater erbringen wir Leistungen, die unsere Kunden schätzen – wenn es gut läuft. Aber richtig aufregend werden die wenigsten Mandanten unsere Arbeit finden. Und solange wir uns im Rahmen des Üblichen bewegen, stimmt das auch. Dann bieten wir Basisqualität, die unser Kunde auch voraussetzt. Diese Leistung würde er bei anderen Steuerberatern ebenso finden.
Wenn wir uns aber etwas mehr anstrengen, schaffen wir es, unsere Kunden zu überraschen. Etwas zu bieten, was sie so nicht erwartet haben und weit über die ‘Basisqualität’ hinausgeht. Es geht nicht um den großen Wurf, sondern um pfiffige, ansprechende, überraschende Kleinigkeiten. Versteckte Berührungen, die unsere Kunden verblüffen, über die sie sich freuen und vielleicht auch reden. Solche kleinen Berührungen kosten nichts oder nicht viel und sind eher eine Frage von ein wenig Organisation.
Unsere neueste kleine Überraschung: Wenn ein Kunde seine Brille vergessen hat, können wir mit modischen Lesebrillen verschiedener Sehstärken aushelfen.
Was für kleine Berührungen haben Sie?
