Infrastruktur für den Start in ein papierfreieres Leben.

Wenn wir papierfreier Leben wollen, brauchen wir mehr Infrastruktur als nur einen Computer. Ich stelle meine Hard- und Software vor.

Scannen.

Dokumente, die noch nicht digital sind, müssen wir digitalisieren. Der wahrscheinlich einfachste Weg ist ein Scanner, der in ummittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes steht. Ich nutze als Arbeitspferd den ScanSnap S1500 (ohne den wollte ich das Projekt papierfreier Leben nicht angehen) und für speziellere Anwendungen den ScanSnap SV 600. In selteneren Fällen auch einmal den Fotoapparat.

Originale entsorgen.

Digitalisierte Dokumente wollen wir entweder entsorgen oder weiterhin im Original aufbewahren. Wenn wir Dokumente mit vertraulichem Inhalt entsorgen, müssen wir die Dokumente unlesbar machen. Entweder wir schreddern laufend selbst oder wir sammeln die zu entsorgenden Unterlagen vorläufig an einem Ort (z.B. in Kisten) und lassen diese zu einem späteren Zeitpunkt von einem spezialisierten Unternehmen  gesichert entsorgen.

Wenn wir nicht gleich shreddern, können wir im Zweifelsfall auf Originale noch einmal zurückgreifen und wieder aus der Kiste holen (s. das Beispiel mit den Bankunterlagen meiner Frau (… und gleich ging es daneben).

Originale bleiben erhalten.

Wenn wir die gescannten Unterlagen behalten, kennzeichne ich das digitalisierte Original mit dem Stempelaufdruck ‘Scan’. Damit weiß jeder, dass dieses Schriftstück bereits digitalisiert und abgelegt ist.

Ablageorte der digitalisierten Dokumente.

Ich nutze drei Orte an denen ich Informationen ablege:

• Dokumentenablage von der DATEV
  Das ist ein kleines Dokumentenmanagementsystem. Hier legen alle Mitarbeiter die beruflichen Dokumente mandanten- und aufgabenbezogen ab.
• Evernote
  In Evernote speichere ich alle Dokumente und Informationen mit unkritischen Daten, bei denen ich nicht in eine existentielle Krise schlittern würde, wenn die Daten verschwunden wären. Evernote ist für mich der Informationsspeicher für datenunkritische Notizen und Dokumenten. Ich nutze das Programm sowohl am PC als auch am Tablet etc. sehr intensiv.
• Betriebssystem / Windows-Explorer & Dropbox
  Ich habe lange überlegt, ob ich für Dokumente, die ich nicht in den o.g. Ablagesystemen speichere, ein eigenes Dokumentenmanagementprogramm nutzen soll. Ich habe mich dagegen entschieden. Ich habe keine Lust auf noch weitere Programme mit weiteren Updates, Handbüchern und der Ungewissheit, ob ich meine Dokumente irgendwann auch wieder aus dem System auf ein anderes System umziehen kann. Ich nutze also den Explorer mit Ordnern, Unterordnern usw. und bei unsensiblen Daten das Programm Dropbox.

Datensicherung

Jedem klar und trotzdem häufig vernachlässigt. Dazu schreibe ich zu einem späteren Zeitpunkt mehr.

Jetzt fehlen noch einige Überlegungen zur Ordnerstruktur, den Dateinamen und zu OCR etc. Dann kann es losgehen. Nächsten Dienstag kommt zur Abwechslung ein Blogbeitrag ohne ‘papierfreieres Leben’.

Zur Übersicht des Projektes < Papierfreier Leben>: Übersicht.