Chancen fallen nicht von den Bäumen.

Sprüche wie ‘Sie hat ihre Chance genutzt’ oder ‘er hatte auch die Chance’, oder ‘die Chance wurde vergeben’ kennen wir alle. Und manchmal gehören wir selbst zu den Glückspilzen, manchmal zu den Pechvögeln.

Ob wir Glückspilz oder Pechvogel sind, hängt wohl weniger von der Umwelt ab, sondern stark von uns selbst, und wie wir mit Möglichkeiten umgehen. Wenn wir offen sind für neue Einflüsse, Erfahrungen und Begegnungen, ist die Chance ungleich höher, dass wir Chancen als solche sehen und auch erkennen. Aber nicht jede gute Gelegenheit ist auch eine Chance. Wir müssen auswählen. Sonst verzetteln wir uns. Klare Ziele zu haben hilft dabei sehr.

Eine Chance erkannt zu haben ist prima. Aber nichts wert, solange wir nicht diese Chance nutzen. Es braucht die Umsetzung und die Anstrengung, um eine Gelegenheit zu einem Erfolg werden zu lassen. Die Richtung von Edison stimmt, der gesagt hat ‘Genie ist 1 % Inspiration und 99 % Transpiration’. Wenn wir eine Gelegenheit umsetzen wollen, gibt es Schwierigkeiten und Probleme, die es zu überwinden gilt. Und manchmal müssen wir vielleicht auch einen anderen Weg einschlagen als zuvor gedacht.

Chancen kann man sich erarbeiten. Wer ein konkretes Ziel hat, ist offener für neue Begegnungen und baut z.B. aktiv sein Netzwerk aus. Wir suchen bewusst nach Möglichkeiten und Chancen, sind offener für neue Erfahrungen. Wir müssen bereit sein, Chancen zu fangen. Gelegenheit braucht auch hier Vorbereitung (s. Beitrag Gelegenheit braucht Vorbereitung).

Beginnen wir, an unseren Chancen zu arbeiten und sie zu erkennen. Und lassen wir uns von diesem Funken anstecken. Damit sie nicht nur Chancen sind, sondern Erfolge werden.

Besser einfach und von Wert.

Vor einigen Jahren habe ich alle Fotos mit einem gekauften Fotosystem sortiert und archiviert. Ich konnte die einzelnen Bilder mit sogenannten Tags / Schlagwörtern versehen. Durch die Suchbegriffe hatte ich sofortigen Zugriff, auf alle Bilder z.B. mit den Tags Kinder, Geburtstag, Weihnachten, Urlaub usw. Es war eine heiden Arbeit, das System einzurichten. Blöd war es nur, als ich das System wechselte und die Verschlagwortung verloren war. Da merkte ich für mich, dass ich Bilder genauso ablegen muss wie andere Dateien: Mit klarer und durchgängiger Struktur und sprechenden Bezeichnungen, nach denen man auch suchen kann und ohne den technischen Firlefanz, den mir die Software noch bot.

Programme und Geräte haben immer mehr Funktionen. Doch tatsächlich nutzt man nur einen Teil der Möglichkeiten.  Auch die Digitalisierung ist Segen und Fluch zugleich.

Ich glaube in diesem ganzen Markt der Möglichkeiten haben wir immer stärker die Sehnsucht danach, Dinge von Wert zu haben. Dinge, die sich nicht ständig ändern oder ersetzt werden müssen und für die man nicht riesige und unverständliche Betriebsanleitungen lesen muss. Die Dinge sollen funktionieren und den Zweck, für den man sie hat, bestmöglich erfüllen. Wenn Dinge wie das Radio Tivoli, der Mini von BMW oder schöne Füllfederhalter so gefragt sind, hat das nichts mit Nostalgie zu tun, sondern damit, dass das ausgereifte Produkte sind, die genau das hervorragend können, für was man sie hat: Radio hören, Spaß beim Fahren haben, schreiben. Und daneben sind sie auch noch echte ‘Hätte ich gerne’-Produkte.

Wir haben die Möglichkeit, Kalender, Aufgaben, Emails, Notizen und andere Daten mehr oder weniger ortsunabhängig zu erfassen und zu synchronisieren. Im Zweifel benötigen wir dafür nur ein einziges Gerät. Aber irgendwie scheint es eine weitere Strömung zu geben. Anders kann ich es mir nicht erklären, dass in jeder Buchhandlung, jedem Zeitschriftenhandel und bei jedem Büroartikelhändler ständerweise wunderschöne und vielfältige Notizbücher, Kalender etc. angeboten werden und diese im täglichen Leben auch immer häufiger genutzt werden. Auch ich nutze seit langer Zeit mein Notizbuch, dass ein ständiger Begleiter ist. Das Notizbuch ergänzt die digitale Welt.

Dass unsere Erfolgsbausteine auf Excel und Winword basieren ist ebenfalls kein Zufall. Ich wollte eine mir bekannte Standardsoftware als Basis und Hilfsmittel, die ich einfach und schnell anpassen kann, ohne Restriktionen und neue Bedienungshandbücher. Herausgekommen sind im positiven Sinne einfache Hilfsmittel.

Ich bin gespannt, wie es weiter geht. Aber ich vermute, dass in diesem ganzen Durcheinander um uns herum, Stabilität und Wert immer wichtiger werden. Gemäß der Überschrift dieses Beitrags: Besser einfach und von Wert.

Kochrezepte im Unternehmen.

Prozessbeschreibungen für bestimmte Arbeiten zu haben ist etwas tolles. An was muss man denken, wie sind bestimmte Schritte aufeinander aufgebaut, welche weiteren Hilfsmittel können helfen usw. Für z.B. die Jahresabschlusserstellung ist das eine feine und beruhigende Sache.

Vor kurzem habe ich in einem Buch gelesen, Prozessbeschreibungen würden zur Nullfehlerarbeit führen und das müsste das Ziel eines Unternehmens sein. Als Beispiel wurde der Check des Flugzeugs durch die Piloten vor dem Start mit ihrer Checkliste genannt, die jedes mal abgearbeitet wird. Das stimmt und trotzdem habe ich bei dieser Analogie ein etwas mulmiges Gefühl. Den Piloten bin ich dankbar dafür, dass sie das so machen. Denn es geht um Leben. Bei den meisten von uns dürfte es jedoch nicht ganz so dramatisch sein, wenn man seine Arbeit etwas anders erledigt als lt. Checkliste oder wenn einmal ein Fehler passiert.

Wenn die Checkliste die Oberhand gewinnt und diese stur so abgearbeitet werden muss, könnte es passieren, dass das Abhaken Mittelpunkt der Arbeit wird. Und es muss auch nicht alles in einem Unternehmen über Prozessbeschreibungen und Checklisten abgebildet sein. Denn diese Überregulierung lähmt das Unternehmen eher als dass sie hilft. Es engt uns ein und die Bürokratie gewinnt die Oberhand über die eigene Kreativität und das eigene Können.

Mir gefällt für Prozessbeschreibungen das Bild von Kochrezepten gut. Ein solches Rezept sagt, was man braucht und wie es gemacht wird. Sollte ich aber das Gefühl haben, es könnte anders noch besser gehen, kann ich es auch so probieren. Wenn das Ergebnis dann besser ist, überarbeiten wir das Rezept zusammen und entwickeln es weiter. Und so wie niemand mehr das Rezept Spaghetti mit Salbeibutter braucht, der es einmal gekocht hat, können mit der Zeit auch bestimmt Prozesse als allgemein bekannt gelten und aussortiert werden.

Auf dem Stuhl des Kunden sitzen.

Wir hatten schon seit längerem vor, einen kanzleiinternen Kommunikationsworkshop durchzuführen. Die Suche nach einem Trainer hat gedauert, doch letzte Woche war es endlich soweit und der erste Teil des Workshops konnte stattfinden. Unterstützt wurden und werden wir von Frau Denise Maurer.

Bei diesem Workshop ging es darum, wie wir am Telefon und in der persönlichen Begegnung mit Kunden kommunizieren. Und zwar ausschließlich der Start und das Ende des Gespräches. Die Zeit verging wie im Flug. Wir haben jede Menge Impulse bekommen, neue Perspektiven erlebt und hatten unglaublich viel Spaß.

Am besten waren die Rollenspiele. Jeder Kanzleimitarbeiter war abwechselnd Kunde oder Mitarbeiter. Die Realität läuft manchmal anders als in den Rollenspielen ab. Aber es war interessant, die verschiedenen Positionen einzunehmen und die Situation mit neuen Augen zu sehen. Echte Perspektivenwechsel. Ein Beispiel: Im Besprechungszimmer sitze ich eigentlich immer auf demselben Stuhl am selben Platz. Wenn ich meinen Platz wechsle, kriege ich möglicherweise das erste mal mit, dass der andere Stuhl quietscht, vielleicht die Sonne etwas blendet, kein aufmunternder Blickfang an der Wand hängt oder ich auch auf diesem Platz genauso gerne sitze. Und so kann es in vielen Situationen interessant sein, die Perspektive des Kunden einzunehmen.

Dieser erste Workshop war ein Startschuss. Wir haben bis zum nächsten Workshop einige Hausaufgaben zu machen, Dinge zu überdenken und zu ändern. Etwas haben wir gleich am nächsten Tag in die Tat umgesetzt : Wir haben jetzt einen Hundenapf (in der Kanzleifarbe) und Leckerli für die vierbeinigen Mitbesucher.