Vielleicht ist es nur mein Problem: Manchmal kommen Post, Notizen, Zeitschriften usw. in ungehöriger Menge auf meinen Schreibtisch, ohne dass ich die Chance hätte, der Dinge Herr zu werden. Solche Dokumente habe ich in einen Ablagekasten auf meinem Schreibtisch verfrachtet mit der Hoffnung, das Zeugs bis spätestens zum Ende der Woche abgearbeitet zu haben. Das hat manchmal nicht funktioniert und ich wusste gar nicht mehr, was sich in diesem horizontalen Haufen befindet.
Ich habe schon längere Zeit darüber nachgedacht, wie ich dieses Zeugs für mich übersichtlicher und besser zugreifbar organisieren kann. Alles einzuscannen und mit der Aufgabenverwaltung zu verknüpfen war eine Option. Leider für mich nicht praktikabel: Zu häufig kommt z.B. eine Email, die Aktion in mehreren Schritten und vielleicht auch von mehreren Personen erfordert. Dann hieße das jedes mal neu ausdrucken, Vermerke machen, wieder einscannen usw.
Auch Hängeregister funktionieren für mich nicht. Es dauert zu lange, sie anzulegen und sie sind mir auch zu sperrig und sehen grässlich aus.
Und dann kam mir die Idee: Ich nahm einen Terminkarteikasten und einigen Blanko-Trennblätter für die Terminkartei. Fürs erste reichen mir folgende Rubriken:
- Heute [alles was, heute oder unmittelbar erledigt werden soll]
- Woche [irgendwann demnächst zu machen]
- Noch warten [ich habe meinen Teil erledigt und warte jetzt auf die Aktion eines anderen]
- Lesen
Und schon konnte ich die Dokumente aus der horizontalen Sammelablage in eine für mich übersichtliche senkrechte Position einordnen. Jedes Dokument habe ich mit einem Post-It und einem Begriff / Mandantennamen / To-Do etc. bezeichnet und vor die jeweilige Trennkarte abgelegt.
Wenn die Aufgabe erledigt ist, lege ich das Dokument ab (gescannt oder real).
Ich arbeite jetzt seit einiger Zeit damit und es funktioniert wunderbar. Ich habe es im Blick, finde die Dokumente schnell, die Ablage nimmt nicht zu viel Platz weg und es motiviert mich, nicht zu viele unbearbeitete Aufgaben (sofort sichtbar an den Post-Its) im Karteikasten zu haben. Dass seitdem der Schreibtisch auch noch häufiger astrein aussieht ist ein weiterer Nebeneffekt.
Folgendes brauchen Sie:
- Karteikasten (breiter als Din A 4 mit hoher Rückwand, damit die Dokumente halten)
- Trennkarten die höher als Din A 4 sind
- Post-Its
- ca. 10 Minuten zum Einrichten des Organisationswerkzeugs und individuell Zeit, um die Dokumente einzusortieren (oder gleich zu erledigen)
Wer keine Lust hat, Terminkartei und Blanko-Trennkarten selbst zu basteln, kann sie bestellen: > Bestellformular.
Weitere Informationen zur Terminkartei: Link
Bisher vorgestellte weitere Hilfsmittel:
Es ist wirklich ein tolles Teil. Wir benutzen es schon seit längerem in unserer Kanzlei. Ich kann es nur empfehlen.
Gibt es auch einen Mengenrabatt?
Hallo Nico,
danke für die Einschätzung der von Euch zentral genutzten Terminkartei.
Wegen des Rabatts: Wo soll ich die 100 Terminkarteien hinschicken. Das geht dann auch in Eurer Kanzleifarbe 🙂
Beste Grüße
Christoph
100? soll ich für jeden mitarbeiter ca. 11 stück auf den tisch stellen? sie können sich dann ja auch eine burg bauen.
nee meine nächste frage wäre gewesen gibts die auch in anderen farben?
ich werde nämlich sicher in den nächsten wochen 9 stück bestellen.
Besten Dank für die erfolgte Bestellung. Andere Farben gibt es derzeit leider noch nicht. Aber da wollen wir uns nächstes Jahr dran machen.