Seit vielen Wochen stelle ich jeden Freitag einen Unternehmer-Schreibtisch vor. Alle Schreibtische haben eins gemeinsam: Sie sehen aufgeräumt aus. Dabei ist unsere Erfahrung eher eine andere: Sie quellen über.
Es ist etwas erstaunlich. Die Technik hat sich verändert, es läuft viel elektronisch oder sogar papierlos etc. und trotzdem: Die Türme auf oder unter der Arbeitsplatte bleiben bestehen. Dokumente, Zeitschriften, Visitenkarten, Post, CDs lassen sich wunderbar stapeln. Und nach kurzer Zeit weiß man gar nicht mehr, was sich in den Stapeln befindet.
Mir selbst helfen (meistens) einige kleine Tricks:
- Ich habe jeweils nur einen Kugelschreiber, Bleistift, Block usw. und die sind in der Schublade, soweit nicht gerade verwendet.
- Ich entscheide bei eingehenden Papieren sofort, ob sie in den Papierkorb kommen. Wenn ich sie vielleicht noch einmal gebrauchen könnte, scanne ich sie ein und lege sie mit ‘Verfallsdatum’ in Evernote ab.
- Ich hefte Dokumente in die entsprechenden Ordner ab oder sie kommen in die Terminkartei.
- Jedes Ding hat seinen Platz und nur diesen.
Vor kurzem war ich zu einer Betriebsbesichtigung von tempus eingeladen. Es waren tolle Stunden. Der Geschäftsführer Jürgen Kurz und einige Mitarbeiter führten uns durch den gesamten Betrieb, auch in die hintersten Ecken. Und überall das gleiche Bild: Ordnung. Jeder Besucher hätte sich innerhalb kürzester Zeit an einem Arbeitsplatz zurechtgefunden. Und würde mir z.B. bei einem Vortrag bei tempus das Flipchart-Papier ausgehen, wüsste ich, wo die Flipchartblöcke sind. Ich habe einige neue Gedanken mitgenommen, die wir bei uns umsetzen werden. Wer Lust hat, sich mit dem Thema zu beschäftigen kann dazu auf Jürgen Kurz Homepage gehen. Am Freitag wird sein Schreibtisch präsentiert.
Die Sache mit dem Genie und dem Chaos kennen wir. Aber wir können ja auch etwas neues kennenlernen: Jedes Ding an seinem Platz. Auch Digitales. Dass das effizienter ist, könnte einleuchten. Dass es mehr Spaß macht, an solch einem Arbeitsplatz zu arbeiten auch. Dass man davor etwas investieren muss, auch.
Hallo Christoph,
ich finde den Beitrag sehr gut. Auch ich bin ein verfechter des aufgeräumten Schreibtisches. Es liegt nur das auf dem Tisch, was gerade bearbeitet wird. Die Idee mit dem einscannen der Unterlagen, die nicht sofort bearbeitet werden, finde ich sehr gut. Werde ich bei mir ausprobieren.
Viele Grüße
Ortwin Schneider
Hallo Ortwin,
wir haben zwar auch einen zentralen Scanner, aber richtig funktioniert es bei mir erst, seitdem ein kleiner Scanner (der witzigerweise noch viel leistungsfähiger als der große ist) bei mir auf dem Tisch steht. Und dazu noch Evernote auf dem Desktop, dem ipad usw. installiert sind.
Beste Grüße
Christoph
Es hatte gerade jemand anonym gefragt (deswegen wird das auch hier nicht gepostet), ob es keine Bedenken gibt, berufliche und private Daten Evernote anzuvertrauen. Meine unfachmännische Meinung: Doch gibt es. Deswegen habe ich auch nur bestimmt Daten und Dokumente in Evernote, Z.B. Zeitschriftenartikel, Rechnungen, Ideen usw. Alles mit Mandantenbezug gibt es dort nicht.
Und man kann Notizbücher auch nur lokal speichern. Dann findet keine Synchronisation statt. Aber ein Thema ist das. Wie überall im Netz.
Um auf dem Schreibtisch weniger Papiere liegen zu haben kenne ich eine praktische Ablagemöglichkeit eines bekannten Stuttgarter Steuerberaters, auch „Terminkartei“ genannt. In diese kann man die ganzen Vorgänge nach Wichtigkeit oder nach Termin einsortieren und auf, neben oder unter dem Schreibtisch stehen lassen. Und wenn man sich mal angewöhnt hat seinen Schreibtisch jeden Abend, oder zumindest jeden Freitag, aufzuräumen, geht es wie ganz von selbst.
Hallo Herr Morsch,
der Hinweis wg der Terminkartei war nett. Herzlichen Dank ! Wen es interessiert: http://www.terminkartei.de
Beste Grüße
Christoph Nowag
…alle Schreibtische sind aufgeräumt…. – genau das ist der Grund, der mich davon abhält, ein Foto meines Schreibtisches einzusenden. Denn mein Schreibtisch ist nie aufgeräumt. Selbst wenn ich ihn grade ganz sorgfältig frisch aufgeräumt habe, wäre er zumindest nicht „fototauglich“. Genauso wenig wie meine Küche und mein Basteltisch.
Dabei bin ich ein absoluter Anhänger der von Ihnen beschriebenen Ordnung und die halte ich auch ein (und durch) – nur „von außen“ sieht man das nicht, weil bei mir einerseits der Grundsatz „aus den Augen, aus dem Sinn“ gilt, d.h. alles, was ich wegräume, ist für mich damit auch erledigt=nicht mehr aktuell=nicht mehr vorhanden=vergessen. Eingehende Dokumente einzuscannen macht genauso viel Arbeit, wie sie in Papierform abzulegen – und wenn sie abgelegt sind, sind sie eben „weg“. Und andererseits brauche ich von allem „viel“. Viel Abwechslung, viel Auswahl, viel „anders“…. – sonst macht mir das Arbeiten (Kochen, Basteln) keinen Spaß.
Deshalb ist ein pingelig systematisches und sich selbst erklärendes Ablagesystem für mich oberste Priorität, denn sonst würde ich ja nie etwas wiederfinden, gleichzeitig brauche ich aber auch alle Dinge, die ich regelmäßig oder aktuell benutze offen auf dem Tisch.
Für den Schreibtisch bedeutet das, dass bei mir alle noch zu erledigenden Vorgänge gestapelt rumliegen, sperrige, größere Akten werden durch eine kleinere Aktenmappe, in der die notwendigen „Schlüsseldokumente“ liegen, vertreten. (so eine Art „tiny URL“ in Papierform). Bearbeitet werden die meisten Dinge dann zwar mithilfe des Computers – aber als Erinnerung brauche ich zwingend Papier.
Und außerdem brauche ich halt von allem „viel“. D.h. ich brauche nicht nur 1 Stift, sondern mindestens 10, dazu gehören: 1 Füller, 1 schwarzer Kuli, 1 blauer Kuli, 1 roter Kuli, 1 hübscher Kuli (weil es Spaß macht, schöne Dinge zu sehen), 1 Bleistift, vier verschiedene Tintenroller (schwarz, rot, grün, blau), ein Textmarker. Sind sogar schon 11 Stifte, und meistens ist immer genau der grade weg, den ich jetzt gerne benutzen würde. Wenn ich die in die Schublade räume, dann suche ich sie in der Schublade, was keinen Vorteil hat, deshalb habe ich sie lieber offen auf dem Tisch stehen/liegen.
Und schließlich brauche ich auch noch eine größere Auswahl an Zetteln um mich herum (verschiedenste Klebezettel, Schmierzettel, Notizzettel etc.)
Diese „Papierwirtschaft“ ist für mich wichtig, denn ich brauche Papier zum Denken.
Ich „ordne“ komplexe Probleme am liebsten durch „Skizzen“. Das können T-Konten sein oder „mind maps“ oder was sich gerade anbietet, aber immer mit Stift auf Papier, denn am PC (oder auf dem iPad) ist das viel zu umständlich.
Ich scanne sehr viel ein, weil ich mir dadurch eine überall verfügbare Ablage schaffe (und über eine eigene VPN-Leitung zum hauseigenen Server ist auch die Datensicherheit gewährleistet) – aber Einscannen ist für mich nur eine andere Ablageform, die Papierstapel auf dem Schreibtisch werden dadurch nicht kleiner.
Und ganz ehrlich? – Ich finde volle Schreibtisch viel gemütlicher als so steril aufgeräumte. Ich lebe an meinem Schreibtisch – und das darf man auch sehen. Nur auf einem Foto kommt das nicht passend rüber…..
Hallo Frau Feldmann,
ganz herzlichen Dank für den verbalen Einblick auf Ihren Schreibtisch. Am liebsten würde ich daraus einen eigenen Freitag-Abend-Schreibtisch-Beitrag machen und dazu einen Schreibtisch malen.
Aus meiner Sicht ist das ja das Tolle: Es gibt unbegrenzt viele Möglichkeiten. Und was für den einen passt, muss nicht zu einem anderen passen. Deswegen ist es eigentlich etwas schade, dass viele der bisherigen Schreibtische etwas uniform. Man kann nämlich bestimmt auch noch anders erfolgreich arbeiten. Und darum geht es: Zeugs innerhalb einer bestimmten Zeit geregelt zu kriegen.
Was an den Schreibtischbildern u.a. schön ist, ist, dass sich einige Blogleser offensichtlich tatsächlich angespornt fühlen, etwas zu ändern. Ich habe schon ein paar Mitteilungen persönlicher wie schriftlicher Art bekommen, die über ihre Veränderungen geschrieben haben. Ich hoffe, wir sehen auch noch Fotos dieser ‚überarbeiteten Schreibtische‘.
Mit besten Grüßen
Christoph Nowag