Das probiere ich aus: Papierfreier Leben.
Ich lese gerne gedruckte Bücher, Zeitschriften, Zeitungen. Ich denke häufig mit Stift und Papier nach, mache Notizen, kritzle sinnloses Zeug, nutze es zum Feuer anmachen, finde Dokumente schnell. Ich mag Papier wirklich gerne. Kein Grund, etwas zu ändern.
Bücher lese ich auch sehr gerne auf dem Kindle, weil ich das Buch sowieso nur einmal lese und markierte Stellen exportieren kann. Die Tageszeitung kann ich auf dem Tablett lesen, Notizen können digital wunderbar archiviert werden und ich habe schnellen Zugriff auf die Dokumente. Kein Grund, etwas zu ändern.
Der Weg zum Start.
Ich habe mich dem Thema papierloses Büro langsam genähert. Seit ich mit dem PC arbeite, habe ich klare Ordnerstrukturen und durchgehende Dateibezeichnungen. Ich finde Dokumente fast immer auf Anhieb. Scanner sind ebenfalls seit langer Zeit ein fester Bestandteil des beruflichen und privaten Lebens. Und in bestimmten Bereichen bin ich von Anfang an komplett papierfrei.
Meiner bisherigen Systeme bin ich mir sicher und komme damit gut zurecht. Und doch. Seit längerer Zeit schon möchte ich gerne etwas ändern. Das hat für mich mehrere Gründe:
- Ich habe zuviel nicht genutztes Papier um mich herum. Dokumente, die ich seit Jahren nicht angesehen habe, schlummern abgeheftet vor sich hin.
- Die Schränke werden immer voller.
- Ich kann nur auf die Dokumente zugreifen, wenn ich räumlich bei den Dokumenten bin.
- Sollte ich die Dokumente verlieren, verlegen etc. sind sie weg oder unauffindbar.
- Manchmal ist die Ablage doch nicht so klar, wie gedacht, was das Wiederfinden erschwert.
- Es kommt immer mehr Papier dazu, aber ich baue fast nichts ab.
Das Ziel: Papierfreier. Nicht papierlos.
Viel Zeit habe ich damit zugebracht, Artikel über Dokumentenmanagement-Systeme, das papierlose Büro usw. zu lesen. Und ich fand das ganze Thema höllisch kompliziert, den Weg unübersichtlich, die Fallstricke verborgen. Was, wenn ich bei der Software umsatteln möchte oder muß. OCR oder nicht. Chaotische oder struktuierte Ablage.
Doch wie das so ist, wenn man sich längere Zeit mit einem Thema beschäftigt: Irgendwann braucht es nur noch einen kleinen Schubser, bis man aktiv wird. Für mich war das der Blogbeitrag von > Ivan Blatter über das papierlose Büro. Da habe ich für mich entschieden: Ich starte jetzt mein Projekt ganz locker an mit dem Ziel, ein papierfreieres Leben zu haben, privat wie beruflich.
Und gleich ging es daneben.
Schief gegangen ist es gleich zu Beginn. Nach der getroffenen Entscheidung, ein papierfreieres Leben anzustreben, habe ich mich ans Werk gemacht und bei den Bankunterlagen angefangen. Ich habe die Unterlagen von der ganzen Familie durchforstet, weggeworfen, digitalisiert, strukturiert. Ich war nach einiger Zeit mächtig stolz auf mich. Und der noch zu schreddernde Papierberg war hoch.
Dann kamen mir Zweifel, ob meine Frau, die ich in meine tollkühnen Pläne nicht einweihen konnte, es auch prima findet, wenn ich Ihren Finanzordner auf nix zusammenschrumpfen lasse. Über die Antwort war ich mir unklar. Und so verbrachte ich anschließend einige Zeit damit, sämtliche ihrer Unterlagen wieder in den bisherigen Ordner zurück zu sortieren.
Kriterien für mein System.
Nach diesem Aha-Erlebnis habe ich meine Anforderungsliste an das digitale System ergänzt:
- Beteiligte müssen einverstanden sein und mitziehen.
- Das System muss für alle klar und einfach sein.
- Wo notwenig, muss hohe Datensicherheit herrschen.
- Ich möchte Herr über das System sein.
Persönlicher Erfahrungsbericht.
Über diesen Weg werde ich berichten. Es werden keine Rezepte, sondern sind meine persönlichen Erfahrungen was und warum ich das so mache. Was funktioniert und was nicht.
Neben der Hard- und Software, der Ordnerstruktur, den Dateibezeichnungen, dem Durchforsten von Altunterlagen, dem Umgang mit neuen Dokumenten usw. werde ich auch beschreiben, wie ich Papier ablege usw. Privat wie beruflich. Das wird wahrscheinlich mit der Zeit ein ganz schönes Sammelsurium an Beiträgen geben. Damit wir die Übersicht nicht verlieren, werde ich eine > Übersicht, eine Art Inhaltsverzeichnis mit Links erstellen, die ständig aktualisiert ist.
