Wenn wir papierfreier Leben wollen, brauchen wir mehr Infrastruktur als nur einen Computer. Ich stelle meine Hard- und Software vor.
Scannen.
Dokumente, die noch nicht digital sind, müssen wir digitalisieren. Der wahrscheinlich einfachste Weg ist ein Scanner, der in ummittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes steht. Ich nutze als Arbeitspferd den ScanSnap S1500 (ohne den wollte ich das Projekt papierfreier Leben nicht angehen) und für speziellere Anwendungen den ScanSnap SV 600. In selteneren Fällen auch einmal den Fotoapparat.
Originale entsorgen.
Digitalisierte Dokumente wollen wir entweder entsorgen oder weiterhin im Original aufbewahren. Wenn wir Dokumente mit vertraulichem Inhalt entsorgen, müssen wir die Dokumente unlesbar machen. Entweder wir schreddern laufend selbst oder wir sammeln die zu entsorgenden Unterlagen vorläufig an einem Ort (z.B. in Kisten) und lassen diese zu einem späteren Zeitpunkt von einem spezialisierten Unternehmen gesichert entsorgen.
Wenn wir nicht gleich shreddern, können wir im Zweifelsfall auf Originale noch einmal zurückgreifen und wieder aus der Kiste holen (s. das Beispiel mit den Bankunterlagen meiner Frau (… und gleich ging es daneben).
Originale bleiben erhalten.
Wenn wir die gescannten Unterlagen behalten, kennzeichne ich das digitalisierte Original mit dem Stempelaufdruck ‘Scan’. Damit weiß jeder, dass dieses Schriftstück bereits digitalisiert und abgelegt ist.
Ablageorte der digitalisierten Dokumente.
Ich nutze drei Orte an denen ich Informationen ablege:
- Dokumentenablage von der DATEV
Das ist ein kleines Dokumentenmanagementsystem. Hier legen alle Mitarbeiter die beruflichen Dokumente mandanten- und aufgabenbezogen ab. - Evernote
In Evernote speichere ich alle Dokumente und Informationen mit unkritischen Daten, bei denen ich nicht in eine existentielle Krise schlittern würde, wenn die Daten verschwunden wären. Evernote ist für mich der Informationsspeicher für datenunkritische Notizen und Dokumenten. Ich nutze das Programm sowohl am PC als auch am Tablet etc. sehr intensiv. - Betriebssystem / Windows-Explorer & Dropbox
Ich habe lange überlegt, ob ich für Dokumente, die ich nicht in den o.g. Ablagesystemen speichere, ein eigenes Dokumentenmanagementprogramm nutzen soll. Ich habe mich dagegen entschieden. Ich habe keine Lust auf noch weitere Programme mit weiteren Updates, Handbüchern und der Ungewissheit, ob ich meine Dokumente irgendwann auch wieder aus dem System auf ein anderes System umziehen kann. Ich nutze also den Explorer mit Ordnern, Unterordnern usw. und bei unsensiblen Daten das Programm Dropbox.
Datensicherung
Jedem klar und trotzdem häufig vernachlässigt. Dazu schreibe ich zu einem späteren Zeitpunkt mehr.
Jetzt fehlen noch einige Überlegungen zur Ordnerstruktur, den Dateinamen und zu OCR etc. Dann kann es losgehen. Nächsten Dienstag kommt zur Abwechslung ein Blogbeitrag ohne ‘papierfreieres Leben’.
Zur Übersicht des Projektes < Papierfreier Leben>: Übersicht.
Lieber Christoph,
am nächsten Dienstag hoffentlich wieder mit einer Zeichnung von Dir ! Bisher gehe ich jedenfalls davon aus, dass die Zeichnungen von Dir sind. Die Entwicklung der Strichführung und Aussagekraft über ale Beiträge bewundere ich. Übung macht den Meister. Dieses Sprichwort scheinst Du zu bestätigen. Wie kühl und nichtssagend kann doch ein Foto sein – und wie ausdrucksstark eine Zeichnung !
Herzliche Grüße, Dirk
Lieber Dirk,
mit Zeichnung und Foto hast Du recht. Ich mag die Bilder auch lieber als die Fotos. Aber manchmal habe ich das Gefühl, dass ein Foto auch mehr aussagt als viele Worte. Beim aktuellen Bild ist z.B. schon geklärt, wo was bei mir steht.
Für nächste Woche (und vielleicht auch die Wochen danach) zeichne ich wieder.
Beste Grüße und Danke für die Begleitung
Christoph
Hallo Dirk,
ich habe Deinen Hinweis und den von einigen anderen Mitlesern ernst genommen und noch etwas gemalt und geschrieben. https://www.kanzlei-nowag.de/funf-kurze-lebenskapitel/
Beste Grüße
Christoph
Moin Herr Nowag.
Wäre es nicht konsequent, den Start in die papierarme Kanzlei auch gleich mit einem Wechsel zu DMS (Datev; Dokumenten-Management-System) zu koppeln und so auch die weiterhin erforderlichen Bearbeitungs-, Prüfungs- und Archivierungsschritte zu standardisieren?
Jedenfalls ist das papierarme Büro auch so eine interessante Sache und steht in naher Zukunft auch auf meiner Agenda.
Mit den besten Grüßen
Björn Dethlefs, Steuerberater
Glindersweg 13 · 21029 Hamburg Bergedorf
Telefon: 040.75364038 · Mobil: 0177.8713841
E-Mail: bd@stb-dethlefs.eu
Internet: http://www.stb-dethlefs.eu
Für verschlüsselte E-Mail-Kommunikation: GPG-Key EF667DA8 (www.gnupg.org)
Hallo Herr Dethlefs,
kann sein, dass das DATEV-DMS mal kommt. Im Moment ist es uns und auch mir von der Veränderung zu heftig. Und wir sind mit der neuen Dokumentenablage von DATEV auch ganz zufrieden (waren es aber eigentlich auch mit der bisherigen DokOrg schon). Man muß nur wissen, wie man die vorhandenen Programm richtig nutzt.
Ich werde nicht müde zu betonen: Mir geht es nicht nur um das Büro, sondern auch um den ganzen anderen privaten Papierkram. Und gerade im privaten Bereich gibt es eine Menge. Da ich mich hier nur mit meiner Frau abstimmen muß (die Kinder lasse ich außen vor), sind Veränderungen sehr viel einfacher als in der Kanzlei mit allen Mitarbeitern.
Und irgendwo muß Mann / Frau / Ich ja einmal anfangen.
Beste Grüße
Christoph Nowag