Der sprechende Dateiname.

Ich möchte nicht theoretisieren, wie es gemacht werden könnte, sondern konkret zeigen, welchen Aufbau unsere Dateibezeichnungen haben.

Für mich ist der Dateiname das wichtigste Ordnungs- und Wiederfindkriterium. Schon seit einer gefühlten Ewigkeit nutze ich Dateibezeichnungen, die immer den gleichen Aufbau haben. Eine Dateibezeichnung sollte aus meiner Sicht

• für sich selbst sprechen,
• unabhängig von der Ordnerstruktur und
• unabhängig von den genutzten Programmen sein,
• einen immer gleichen Aufbau haben,
• vom Allgemeinen zum Speziellen gehen
• so kurz wie möglich sein,
• klar und einfach sein.

Bei der Erstellung usw. der Einkommensteuererklärung haben wir z.B. folgende Dateien:

Neumann ESt 2012 Prozess 26.11.2013
Neumann ESt 2012 Belege 28.11.2013
Neumann ESt 2012 Erklärung 28.11.2013
Neumann ESt 2012 Bescheid FA 24.12.2013
Neumann ESt 2012 Bescheid FA 24.12.2013 Einspruch 01.01.2014
usw.

Ich möchte an der Dateibezeichnung sofort erkenne können, was sich dahinter verbirgt, ohne dass ich immer alles ausschreiben muss. Ich verwende einige, wenige Kürzel (auch diese schon seit einer Ewigkeit):

• @O > Offen, ich muß noch aktiv werden.
  Bsp. @O Neumann ESt 2012 Anfrage FA 26.11.2013.
• @Nw > Noch warten auf die Reaktion eines anderen.
  Bsp. @Nm Neumann ESt 2012 Anfrage FA 26.11.2013
• Re > Rechnung
  Bsp. Thomann Re Gitarre Verstärker 26.11.2013
• DA > Dauerunterlagen
  Bsp. Neumann Immobilie Stuttgart DA Kaufvertrag 26.11.2013

Als Datum gebe ich das Rechnungs-, Vertrags-, Erstellungsdatum an und nicht, wann ich etwas eingescannt oder überwiesen habe etc. In der Vergangenheit stand das Datum bei mir am Ende des Dateinamens, also

Thomann Re Gitarre Verstärker 26.11.2013

Seit einiger Zeit teste ich, ob das Datum zu Beginn nicht mehr Sinn macht. So könnte die Datei jetzt heißen

2013_11_26 Thomann Re Gitarre Verstärker

Ich habe das Gefühl, dass das Datum in umgedrehter Reihenfolge zu Beginn praktikabler ist. Hier wird es bei mir vielleicht einen Systemwechsel geben.

Es gibt Programme, die Dateinamen automatisch bilden. Würde man z.B. ‘#Re’ eingeben, käme gleich die Bezeichnung ‘Rechnung …’. Mich interessieren bisher solche Automatismen nicht. Ich müsste sie dann auch auf jedem PC im Büro und privat verwenden.

Dieses System hat sich bei uns privat wie beruflich seit langem bewährt. Ein weiterer Schritt zum papierfreieren Leben. Vielleicht sogar zum papierlosen Büro.

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