Ich weiß, wie es geht. Und wo es steht.

Wir nutzen in unserer Kanzlei seit jeher verschiedene Arbeitshilfen, wie Ablaufbeschreibungen, für unsere Bedürfnisse entwickelte Formulare etc. Alle diese Dokumente waren früher mehr oder weniger sinnvoll im Explorer gespeichert oder auf andere Weise abgelegt. Das Auffinden und Aufrufen war für alle nicht ganz einfach – für einen neuen Mitarbeiter war es nahezu unmöglich. Es fehlte einfach an einem ausgereiften Ordnungssystem.

Lange Zeit haben wir nach einer Lösung gesucht. Zum einen sollte die neue Systematik eine klare, einfache und variable Ablagestruktur bieten und zum anderen einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen.

Nach vielen Irrungen und Wirrungen nutzen wir jetzt ein System, dass sich an das Qualitätsmanagement anlehnt. Grob gesagt unterscheiden wir nach den Bereichen

  • Leisten (Tätigkeiten für unsere Kunden, z.B. Buchführung, Abschluss, Steuererklärungen usw.)
  • Unterstützen (Tätigkeiten und Informationen für die Kanzlei selbst) und
  • Führen (Strategie, Planung usw.).

Mit diesem Grundmodell und den von uns stetig vorgenommenen Ergänzungen, stellt sich die ‚Wo ist Was –Frage’ mittlerweile für uns nicht mehr. Anfänglich fehlte noch der schnelle Zugriff. Auch da war es eine langer Weg, bis wir jetzt bei dem angekommen sind, wie wir es täglich nutzen und lieben: Unsere Landkarte. Unsere Prozesslandschaft. Realisiert in Excel, klar strukturiert, einfach zu nutzen und flexibel anpassbar.

Mehr als Worte zeigen Bilder:  http://www.youtube.com/watch?v=YGNjwpQCrbA
und weitere Infos gibt es unter www.steuerberatercoach.de

26. April 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Erfolgsbausteine

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