Ein Unternehmer, einer seiner Mitarbeiter und ich hatten eine Gespräch über Regeln im Unternehmen. Aufhänger war, dass sich jeder in seinem Unternehmen unterschiedlich am Telefon meldet, Anrufer beim Weiterleiten in der Leitung verhungern, Mitteilungen nicht weitergegeben werden usw. Dem Unternehmer war das bis dahin gar nicht aufgefallen, weil er nie selbst über die Zentrale bzw. den Empfang anruft. Es gibt doch klare Arbeitsanweisungen, wie und was bei eingehenden Anrufen zu beachten ist. Warum wird sich daran nicht gehalten? Der Mitarbeiter fragte daraufhin, ob die vielen Arbeitsanweisungen und vorgegebenen Prozesse überhaupt in dem Unternehmen befolgt würden. Und beantwortete seine gestellte Frage gleich selbst: ‘Eher nein.’
Gut ist es, wenn Kernprozesse klar definiert sind. Diese müssen auch bekannt, eingesehen, durchgesetzt und gelebt werden. Sie sind Rezepte im Sinne von ‘best practice’. Bewährte Verfahren, die sich verändern können und angepasst werden.
Von Zeit zu Zeit macht es Sinn, Bestehendes zu durchforsten. Was braucht man wirklich, was könnte vereinfacht oder weggelassen werden? So wie wir unsere Akten, Zeitschriften, liegengebliebenes Zeugs aussortieren, müssen auch Regeln, Prozesse usw. durchleuchtet werden.
Überregulierung und zu hohe Komplexität führen zur Nichtanwendung. Wenn alles über Checklisten geregelt ist, hat man nur noch Listen im Kopf und nicht mehr diejenigen, um die es geht: Den Kunden, das Produkt, die Leistung.
Einfachheit und Klarheit auch bei den Regeln und Prozessen. Das lässt einen selbst und das Unternehmen frei durchatmen.
Ohne Anleitungen und Regeln nennt man es Laisser-faire. Zu viele davon führen dazu, dass man die Zeit nur noch mit Selbstverwaltung verbringt und nicht mehr ausreichend am Kerngeschäft arbeiten kann.
Der Mix macht es auch hier. Allerdings ist die jeweilige Ausprägung dieser Balance vom vorgefundenen Umfeld, d.h. der Ausgangssituation abhängig. Und der Umfang der Reglungen ist nicht statisch, sondern kann im Laufe der Entwicklungen und der Durchführungen verändert werden.
Beide Extreme sind anzutreffen und keine davon ist in meinen Augen auf Dauer attraktiv.
Guten Abend Herr Dethlefs,
besten Dank für das Weiterspinnen des Fadens.
Was mich, gerade auch in meinem berichteten Beispiel wundert, mit welcher Leichtigkeit Regeln aufgestellt werden, um die sich keiner kümmert. Und dass diese dann stehen bleiben und noch mit weiteren Arbeitsanweisungen flankiert werden, die genau so wenig befolgt werden.
Herzliche Grüße
Christoph Nowag