Gefühlte Prozesse.

Jeder von uns hat Formen von Organisation in seinem Unternehmen. Bewusst oder unbewusst. Jeder arbeitet für sich nach bestimmten Regeln, die entweder nur für ihn gelten oder nach denen sich mehrere orientieren. Von diesen Prozessen ist viel die Rede. Sie sind Teil des Qualitätsmanagements, es findet eine Prozessorientierung und -optimierung statt usw.

Es besteht teilweise ein himmelweiter Unterschied zwischen dem, was schriftlich verfasst wurde und was tatsächlich gelebt wird. Prozesse müssen von allen Beteiligten als hilfreich angesehen werden. Oder anders gesagt: Es muss mühsamer sein, einem Prozess nicht zu folgen, als ihn als Grundlage zu nehmen. Und um die Grundlage geht es im Wesentlichen. Eine Prozessbeschreibung ist wie ein Rezept, das ich übernehmen kann, aber auch fallweise anpasse. Es macht keinen Sinn, eine Checkliste für einen Kleinstunternehmer-Abschluss in gleicher Art und Weise abzuarbeiten, wie ich es für den Abschluss eines mittelständischen Unternehmens tue.

Wenn Mitarbeiter Prozesse als hilfreich ansehen und anwenden, haben sie ein gutes Gefühl dabei. Und noch besser wird es, wenn sie aktiv daran mitarbeiten. Ein Prozess ist nie in Blei gegossen, sondern muss von Zeit zu Zeit überdacht und gegebenenfalls angepasst werden.

Wenn man über Prozesse nachdenkt, können neben Qualitäts- auch Rationalisierungsüberlegungen eine Rolle spielen. Vor kurzem war ich in einer Kanzlei mit beeindruckendem Empfangstresen. Noch beeindruckender war der Prozess ‘Erstellung der Einkommensteuererklärungen für Privatkunden’. Die Kunden geben Ihre Steuerunterlagen in der Regel am Empfang ab. Ein Sachbearbeiter bearbeitet sie innerhalb einer bestimmten Zeit. Sollte es Fragen geben, werden diese über Email oder Telefon geklärt. Nach der Bearbeitung werden die Unterlagen an den Mandanten übersandt. Persönlicher Kontakt ist minimal. Ich habe den Kanzleiinhaber gefragt, wie die Beziehungen  zu diesen Privatkunden sind. Er meinte ‘gut’. Ich vermute einmal, dass es hier um die reine Sachebene ging. Aber eine Beziehung dürfte so nur schwer aufzubauen sein. Dazu gehört neben den qualitativen und ökonomischen Elementen auch noch die soziale Komponente. Von Gabriele Fischer kommt der Satz ‘Während interne Prozesse immer effizienter wurden, ging das Gefühl für den verloren, der das ganze bezahlt.’

Prozesse sind in jedem Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Vielleicht muss man fallweise nur etwas die Perspektive verändern: Von der Prozess- zur Kundenorientierung. Dann fühlt es sich für den Kunden noch besser an.

Gelegenheit braucht Vorbereitung.

Ich wünsche mir, dass dieser Satz von mir ist. Es könnte aber sein, dass ich diesen Satz irgendwann einmal aufgeschnappt habe. Egal wie: Für mich sind diese drei Wörter ein Glaubenssatz. Zwei Beispiele, die sie so oder ähnlich bestimmt auch schon erlebt haben.

Ich hatte immer das Ziel, selbständig zu werden und mein Unternehmen unter demselben Dach zu haben, unter dem unsere Familie auch wohnen kann. Mit diesem Ziel änderte sich unser Fokus: Wir begannen, uns für Immobilien zu interessieren, schauten uns viele Häuser von außen an, träumten immer konkreter, begannen über Finanzierung nachzudenken. Und irgendwann passte alles zusammen. Das Grundstück, der Architekt, die Pläne, die Finanzierung … dann musste alles sehr schnell gehen. Wir haben die Gelegenheit beim Schopf gepackt. Vorbereitet haben wir uns über Jahre.

Vor ein paar Jahren suchte ich erstmals selbständig nach einem neuen Mitarbeiter. Ich begann immer stärker, mein Unternehmen aus Sicht eines künftigen Mitarbeiters zu sehen und was ich sah, gefiel mir nicht immer. Wesentliche Schwachstellen beseitigten wir. Wir machten uns Gedanken über die Außenwirkung, den gesamten Prozess Mitarbeitersuche, -gespräche und wie wir den neuen Mitarbeiter ins Unternehmen einführen. Das dauerte einige Monate. Erst dann schaltete ich eine Anzeige. Wir fanden die für uns richtige Mitarbeiterin sehr schnell.

Der erste wichtige Teil ist die Vorbereitung: Wir müssen ein klares Ziel haben, das wir bildlich vor uns sehen. Ein Ziel, das kraftvoll ist. Um es für mich zu sagen: Das Ziel muss rocken. Wenn ich ein solches Ziel habe, beginnt sich meine Wahrnehmung zu verändern. Ich achte auf andere Dinge, Sachverhalte, Begegnungen. Dann muss ich verschiedene Voraussetzungen, Teilziele, erfüllen. Eins nach dem anderen und nicht alles von Anfang an geplant. Das starke Ziel hilft, immer einen nächsten Schritt zu gehen.

Irgendwann passt alles. Die Gelegenheit ist da. Und dann muss man sie auch wahrnehmen. Raus aus der Komfortzone, aus Gedankenspielen und Unverbindlichkeiten. Jetzt kommt die Wirklichkeit. Es muss eine Entscheidung gefällt werden, die zu Konsequenzen führt. Da wir vorbereitet sind, haben wir die Gelegenheit als solche erkannt und können handeln.

Gelegenheit braucht Vorbereitung: Ein Ziel, Zeit, den jeweiligen nächsten Schritt und dann die Chance auch wahrnehmen.

Andere Sicht- und Denkweisen.

Die meisten von uns hatten schon einmal Probleme beim Einparken mit dem Auto. Da war es sehr hilfreich, wenn der Beifahrer ausgestiegen ist und uns eingewiesen hat. Warum das gut geklappt hat? Weil der Einweiser eine andere Perspektive auf das Auto und die Parklücke hatte als der Fahrer. Der Beifahrer konnte helfen, ohne notwendigerweise selbst ein besserer Fahrer zu sein.

Von Albert Einstein kommt das Zitat ‘Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.’ Auch uns kann es so gehen, dass wir Probleme haben und eine Lösung nur deswegen nicht erkennen, weil wir eine festgefahrene Denkweise haben.

Vielleicht braucht es nur eine leicht verschobene Wahrnehmung. Aber die Sichtweise zu ändern, ist nicht immer leicht. Wir können den persönlichen eigenen Standort verändern (z.B. aus dem Auto aussteigen und uns selbst die Situation von unterschiedlichen Blickwinkeln aus ansehen), oder uns Hilfsmittel bedienen (z.B. einer Einparkhilfe), oder eine Person bitten, uns zu helfen.

Eine unserer Aufgaben ist es, regelmäßig über den eigenen Tellerrand hinauszusehen. Entsprechende Bücher lesen, mit Kollegen sprechen, auf Vorträge gehen usw. gehören zum Weiterentwicklungsprogramm. Mindestens genauso wichtig ist es, andere Personen mit einzubeziehen. Sei es den Partner, Mitarbeiter, vielleicht einen Coach oder Berater. Schnelle Veränderungen sind nicht zu erwarten. Aber sie kommen.