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Die Box für überall.

Neben dem Programm Evernote (s. Blogbeitrag v. 17.05.2011) nutze ich auch intensiv das Programm Dropbox. Es ist ein genial einfaches Programm, durch das sich Dokumente und Ordner synchronisieren lassen. Dazu kann Dropbox auf beliebig vielen Rechnern installiert werden. Speichere ich z.B. ein neues Dokument in der Dropbox, wird automatisch dieses Dokument in eine Cloud hochgeladen; die entsprechenden anderen Rechner laden ebenso automatisch das Dokument herunter. Die Daten sind damit in der Cloud und lokal auf jedem Rechner gespeichert. Dropbox verschickt nur Änderungen und nicht jeweils das gesamte Dokument. Damit geht der Austausch sehr schnell.

Dropbox ist ideal, um mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten oder den gleichen Datenbestand zugänglich zu machen. Bei SteuerberaterCoach arbeiten wir z.B. mit Dropbox. Jeder hat immer den aktuellen Datenbestand zur Verfügung, obwohl wir räumlich nicht zusammenarbeiten.

Ordner können für andere Nutzer freigegeben werden. Das kann u.a. sehr viel komfortabler sein, als eine Email mit vielen MB Daten zu verschicken.

Zusammen mit einem Arbeitsplatzscanner und dem iPad ist die Dropbox ein tolles Arbeitsmittel. Dokument einscannen, in der Datei ablegen, mit dem iPad synchronisieren … ich habe schon mehrere Ordner dem Altpapier übergeben und nutze nur noch die digitalisierte Form.

Dropbox ist bis zu 2 GB kostenlos.
 https://www.dropbox.com

26. Juli 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Hilfsmittel, Papierfreier Leben | Kommentare deaktiviert für Die Box für überall.

Unabhängig vom Alter.

Als ich mich vom Eremiten zum Familienvater wandelte, hat sich viel verändert. Es kamen auch Gedanken der unangenehmen Art auf: Was soll passieren, wenn mir oder meiner Frau etwas zustößt oder ich zeitweise nicht so handeln kann, wie ich will? … Nichts, mit dem man sich gern beschäftigt.

Vom Kopf her ist es jedem von uns klar, dass wir – unabhängig vom Alter – ein Testament, eine Vorsorgevollmacht mit Patienten- und Betreuungsverfügung brauchen. Doch auch wenn wir das alle richtig und wichtig finden:  Haben wir so etwas selbst?

Meine Frau und ich hatten es dann irgendwann für uns geregelt und ich dachte, wir hätten gut vorgesorgt. Doch dann erlebte ich beruflich und privat zwei Todesfälle, die mir zeigten, dass damit noch längst nicht alles geregelt ist. Die Hinterbliebenen hatten keine Ahnung, bei welcher Versicherung sie versichert waren, in welchem Grundbuch die Immobilien eingetragen waren, welche Anlageformen bestanden usw. Sie waren nicht im Bilde. Und was viel schlimmer war: Sie konnten sich nicht einen Überblick verschaffen. Wo die Daten und Dokumente zu finden waren, wusste nur der Verstorbene.

Ich möchte uns so etwas ersparen. Dokumente sind klar strukturiert und abgelegt und wir haben eine zentrale Aufstellung. Ich nenne diese Aufstellung Persönliche Inventur. In diesem Dokument steht so ziemlich alles: Unsere Abos, die Versicherungsnummern, Ansprechpartner usw. oder zumindest, wo es zu finden ist. Diese Aufstellung aktualisiere ich laufend. Das ist fast keine Arbeit, denn so häufig ändert sich nichts. Ich bin mir sicher: Würde mir etwas passieren, hätte meine Frau innerhalb kürzester Zeit die Übersicht. Und ich weiß auch, wo ich nachsehen muss um z.B. herauszufinden, wo ich seit wann Mitglied bin und wann ich kündigen kann.

Unter www.steuerberatercoach.de/products finden Sie zum Downloaden die‘Persönliche Inventur: Für (Not-) Fälle’. Dieses Dokument setzen u.a. auch Mandanten ein.

19. Juli 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Erfolgsbausteine, Think | Kommentare deaktiviert für Unabhängig vom Alter.

Einfach mal abhängen.

Jeder der Blogleser von SteuerberaterCoach dürfte gut ausgelastet sein. Die fachliche Arbeit, Personalfragen, Projekte, neue Ideen angehen, Fortbildungen … und es geht im privaten Bereich gerade so weiter. Wir sind körperlich und geistig ständig in Bewegung.

In Bewegung zu sein, ist eine gute Sache. Aber wir müssen auch abschalten können. Die Gedanken ziellos schweifen lassen, sich treiben lassen, zur Ruhe kommen. Jeder macht das auf seine Weise. Der eine geht spazieren, der andere gärtnert, der dritte sitz auf dem Balkon und lässt den Blick schweifen. Egal wie, wir müssen es nur machen und uns Zeit dafür nehmen.

Vielleicht haben wir das Gefühl, dass jetzt nicht die richtige Zeit für Müßiggang ist. Aber wann ist die richtige Zeit? Wir müssen nicht nur zu unseren Kunden und Mitarbeitern gut sein, sondern auch zu uns selbst. Um diese Zeit für sich zu finden, sollten wir vielleicht auch einmal nein sagen. Nein zu einem weiteren beruflichen oder privaten Termin, nein zum Fernseher, Computer, Smartphone.

Das komische ist: Wenn ich mich und die Gedanken einfach schweifen lasse, z.B. die Abendstimmung und –stille genieße, kommen auf einmal Ideen. Vielleicht folge ich ihnen oder ich lasse sie ziehen. Vielleicht mache ich mir eine kurze Notiz.

Ich bin gerne auf diese Weise ab und zu gut zu mir. Einfach mal abhängen …

12. Juli 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 1 Kommentar

Das freut mich sehr.

Im aktuellen Heft der Arbeitsgemeinschaft von Prof. Bernd Neufang http://www.neufang-steuer-akademie.de/ ist ein Hinweis auf das Projekt SteuerberaterCoach enthalten. Das freut mich wirklich sehr!

07. Juli 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Blog | Kommentare deaktiviert für Das freut mich sehr.

Mobil unterwegs.

Es gab Situationen, in denen ich trotz Handy, Laptop usw. nicht mobil war. Z.B. dann, wenn bei einer Mandantin Ordner neu anzulegen waren und ich mit ihr zusammen die Unterlagen so ordnen sollte, dass Sie Belege, Verträge und alles andere zuverlässig wieder finden und auch weiterhin einfach ablegen konnnte.

Ich brauchte einen Koffer, in dem ein mobiles Büro enthalten ist. Ein Laserdrucker, großer Locher, Hefter, Papier, Klarsichtfolien … eben alles, was man beim Kunden braucht oder brauchen könnte. Die Dinge sollten so beisammen sein, dass ich den Koffer nur nehmen muss und sicher sein kann, dass er einsatzfähig ist. Eine solche Lösung konnte ich beim besten Willen nicht auf dem Markt finden und musste selbst tätig werden.

Anstatt eines Koffers nahm ich eine sehr robuste und regendichte Tasche eines Outdoor-Herstellers, die ich mühelos wegen der großen Rollen hinter mir herziehen oder auch tragen kann. Das gesamte Kofferinnenleben schnitt ich heraus und baute aus Holz ein flexibles und haltbares Regal, auf das ich zuunterst den Laserdrucker stelle (er ist am schwersten) und auf die anderen Zwischenbretter die restlichen Büroutensilien verteilen konnte.

In Verbindung z.B. mit dem Erfolgsbaustein ‘Aktenordner: Platz für Papier’ ( www.steuerberatercoach.de/products ) ist das für mich eine ideale Kombination. Und es ist ein gutes Gefühl, losgehen zu können und alles dabei zu haben.

05. Juli 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Erfolgsbausteine, Hilfsmittel | 3 Kommentare

Kenner und Könner ?

Ein Freund und ich waren in unserer Jugendzeit kernige Naturburschen. Wir wussten u.a. alles über das Überleben in der Natur, die Wildnisküche, Erste-Hilfe, den Floßbau usw. Wir beschafften uns alle erdenkliche Literatur. Wir kannten uns aus.

Irgendwann wollten wir ein verlängertes Wochenende all unser Wissen in die Praxis umsetzen und ohne Schlafsack im Wald schlafen, ohne Streichhölzer Feuer machen und viele Abenteuer erleben. Als Belohnung hatten wir uns zwei große Stücke Fleisch gekauft, die wir am dritten Tag zum Abschluss grillen wollten.

Es wurden lehrreiche Stunden … Nachdem wir einen Unterschlupf gebaut hatten und alle möglichen kleinen Erlebnisse erlebt hatten, bekamen wir Hunger. Wir wurden zu Sammlern. Und sammelten meist Ungenießbares. Dann bekamen wir kein Feuer an. Irgendwann wurde es Nacht und ohne Schlafsack und Feuer frisch. Wir wurden schwach und entzündeten das Feuer mit den Streichhölzern, die wir für Notfälle mitgebracht hatten. Und irgendwann brieten wir unsere Steaks, weil wir solchen Hunger hatten. Mitten in der Nacht brachen wir das Erlebniswochenende ab. Wir hielten es vor Kälte und Hunger nicht mehr aus.

Die gemachte Erfahrung versetzte unserer Leidenschaft fürs Überleben einen Dämpfer. Wir mussten feststellen, dass unser theoretisches Wissen nicht das Geringste in der Praxis taugte. Wir hatten aus den Büchern keine Fertigkeiten erworben.

Die beschriebene Erfahrung hat wahrscheinlich jeder von uns in der Vergangenheit und jüngsten Gegenwart schon häufiger gemacht. Wir lesen ein Buch, hören einen Vortrag und denken ‘Das müsste ich so auch einmal angehen’. Aber es fehlt die Konsequenz, den ersten Schritt zu machen. Wir sind vielleicht zu ungeduldig mit uns selbst und nehmen uns zu viel gleichzeitig vor. Und irgendwie wird es dann gar nichts.

Ich besuche jeden mit einem Mitarbeiter oder Mandanten einen Vortrag. Während der zwei Stunden bekommen wir ein Füllhorn an Anregungen und man kann seitenweise mitschreiben. Aber es hilft leider nichts, wenn ich es im Kopf oder im Notizbuch habe. Ich muss mir ein bis zwei konkrete Punkte herausnehmen und sie in die Realität mitnehmen, damit ich mit der Zeit nicht nur ein Kenner, sondern auch ein Könner werde.

28. Juni 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Kenner und Könner ?

Eine Frage der Perspektive

Das vor einem liegende Problem ist das Schwierigste. Ist es erledigt, sieht das gleiche Problem wieder ganz anders aus. Die Sichtweise hat sich geändert.

In einem Experiment wurde einer Versuchsgruppe eine Anzahl einfacher Rechenaufgaben mit Lösungen vorgelegt. Eine Lösung war falsch. Was meinen Sie, was auf die Frage geantwortet wurde: ‘Was fällt Ihnen auf?’ Alle: ‘Eine Rechnung ist falsch.’ Keiner hat z.B. gesagt: Alle Rechnungen sind richtig bis auf eine.
Es ist eine Frage der Haltung.

Ich habe ein nettes Beispiel zu sich verändernden Perspektiven gelesen:

Einem Bauern entläuft ein Pferd: Alle bemitleiden ihn.
Am nächsten Tag kommt das Pferd mit drei anderen zurück: Alle beneiden ihn.
Wieder einen Tag später fällt sein Sohn vom Pferd und bricht sich ein Bein: Alle bemitleiden ihn.
Kurz darauf rekrutiert das Militär alle jungen Männer zum Kriegsdienst. Den Jungen wegen des gebrochenen Beins nicht: Alle beneiden ihn.

Häufig wissen wir noch nicht, was sich aus einer Situation ergeben wird. Aber es wird einfacher, wenn wir eine positive Haltung haben.

Ich selbst hatte vor vielen Jahren eine schwere Operation, die im wahrsten Sinne des Wortes ins Auge hätten gehen können. Ich hätte gerne auf die Erfahrung verzichtet. Aber der Aufenthalt im Krankenhaus war schön: Ich konnte schlafen, träumen, spazieren gehen, wurde viel besucht … es war eine erholsame und ereignisreiche Zeit. Eine Frage der Perspektive.

Der Management-Trainer Boris Grundl sitzt seit einem Unfall im Rollstuhl. Auf einem Vortrag meinte er sinngemäß: ‘Natürlich hadere ich manchmal mit meinem Schicksal. Aber meistens bin ich dankbar. Ich bin in die Reha gekommen. Dort habe ich meine Frau kennengelernt. Wir haben eine wunderbare Tochter. Ich habe mich beruflich neu orientiert. All das gäbe es ohne den Unfall nicht. Wenn ich mit meinem jetzigen Leben im Einklang bin, heißt das auch: Der Unfall gehört dazu.

Jede Medaille hat zwei Seiten. Es liegt an uns, auch die andere Seite zu betrachten. Seine eigene Sichtweise zu verändern, ist nicht ganz einfach. Sich vorzunehmen, dass Glas nicht mehr halbleer, sondern als halbvoll zu sehen, ist vom Vorsatz zwar einfach, in der Realität aber nicht. Vielleicht hilft es uns, wenn wir morgens noch kurz liegenbleiben und uns vergegenwärtigen, was alles in Ordnung ist: Die Familie, die Arbeit, der Freundeskreis, die Gesundheit …

… Es ist alles eine Frage der Perspektive.

21. Juni 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 2 Kommentare

Kultur: Immer da, doch meistens unauffällig.

Unternehmenskultur gibt es in jedem Unternehmen. Unabhängig von der Größe. Sie ist prägend für das Unternehmen und umfasst die herrschenden Ansichten, Überzeugungen und das Verhalten der Menschen innerhalb und zu den Menschen außerhalb des Unternehmens.

Die Frage ist, ob wir uns der eigenen Kultur bewusst sind. Denn obwohl sie ein Teil der Identität des Unternehmens ist, steht sie nicht im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. Unternehmenskultur kann nicht durch Aushang vermeldet werden, sondern entwickelt sich langsam. Durch Gespräche, Vorleben und täglichen Umgang.

Eine Kultur basiert auf gelebten Werten, die mit der eigenen Einstellung zu tun haben und für die sich jeder bewusst entscheiden muss. Die Werte ‘Sicherheit’ und ‘Freiheit’ dürften sich z.B. nur schwer miteinander vereinbaren lassen, man muss sich schon für das eine der beiden entscheiden. Es ist spannend zu prüfen, ob die Ansichten, Überzeugungen und das Verhalten den eigenen Werten entsprechen.

Auch eine Unternehmenskultur ist Veränderungen unterworfen, meistens ändert sie sich aber nur langsam; ein Umstand der häufig unterschätzt wird. Auf der anderen Seite kann eine Unternehmenskultur Veränderungen positiv wie negativ im Unternehmen beeinflussen. Wenn es eine Kultur der Offenheit, Flexibilität, Eigenständigkeit gibt, werden sich die Menschen im Unternehmen leichter mit Veränderungen tun.

Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?

14. Juni 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Kultur: Immer da, doch meistens unauffällig.

Nicht nur eine Nummer.

Hinter einer Kundennummer steht nicht nur eine Steuererklärung, Abschluss usw., sondern vor allem ein Mensch: Unser Mandant, für den wir Leistungen erbringen.

Über die Zeit entwickeln wir eine Beziehung, die über die reine Leistung hinaus geht. Und zu Beziehungen gehört, dass wir die jeweiligen Eigenarten kennen. Wenn wir z.B. bei unserem ersten Termin noch fragen: ‘Hätten Sie gerne einen Kaffee’ und der Kunde antwortet ‘Ich mag keinen Kaffe, lieber einen Tee’, wäre es sonderbar wenn wir beim fünften Termin immer noch fragen würden ‘Einen Kaffee?’. Diese Vorlieben zu kennen und aktuell zu halten ist Arbeit oder besser: Eine Investition in die Beziehung.

Wir erfassen auch, was wir vereinbart haben, wer uns empfohlen hat – eben alles, was wichtig ist oder wichtig werden kann. Neudeutsch nennt man das Customer-Relationship-Management. Wir gehen noch einen Schritt weiter und erfassen auch – tagebuchähnlich – welche Kontakte wir mit dem Mandanten hatten. Also eine kurze Aktennotiz.

Zur Erfassung dieser Daten haben wir alle möglichen Systeme ausprobiert. Jetzt machen wir es sehr einfach: Auf Excelbasis und nur eine Datei je Mandant. Dieses kleine Tool ‘Mandanten: Alles im Blick’ finden Sie hier unter www.steuerberatercoach.de/products .

Welches System zur Verbesserung der Kundenbeziehung setzen Sie ein?

07. Juni 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Erfolgsbausteine, Think | 1 Kommentar

Die Sicht von außen.

Was wir selbst machen, unsere Ideen, unsere Vorschläge usw. finden wir im Normalfall mindestens gut. Wir sind uns darüber bewusst, was wir selbst können, wollen und tun. Wir sind selbstbewusst.

Mindestens genauso interessant ist es, wie andere z.B. unsere Leistung sehen. Und diese Sichtweise ist fast noch spannender. Denn ohne diese Rückmeldung gibt es kein Lob und keine Kritik. Es würde uns auch die Möglichkeit fehlen, Eigen- und Fremdwahrnehmung zu vergleichen.

Viele Rückmeldungen sind zufällig und kommen, ohne dass wir sie einfordern. Wir haben aber auch die Möglichkeit, aktiv und themenbezogen um Feedback zu bitten. Egal ob schriftlich oder mündlich. Schriftlich nachfragen ist etwas schwieriger. Es feht die unmittelbare (non-) verbale Kommunikation und wir alle sind Fragebögen etwas überdrüssig. Trotzdem haben wir vor kurzem an alle SteuerberaterCoach-Kunden einen kurzen und peppigen Fragebogen verschickt. Es sind noch nicht alle Antworten zurück, aber bereits jetzt haben wir hilfreiches Feedback erhalten.

Einen für mich neuen Schritt bin ich jetzt gegangen: Ich wollte ein geschriebenes Kurzportrait für die eigene Kanzlei- und eine fremde Netzwerkhomepage haben und bat darum eine Mandantin, die mich beruflich wie privat gut kennt und berufsbedingt u.a. gut schreiben kann. Die Aufgabenstellung an Frau Ohle-Nieschmidt war: ‘Was würden Sie einem Dritten über mich erzählen, wenn er fragt, was ich für einer bin.’

Das Ergebnis können Sie nachlesen. Ich wäre nie im Leben auf das Schlittenfahren gekommen …

www.kanzlei-nowag.de

31. Mai 2011 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 4 Kommentare