Papierfreier Leben. Die Verzeichnisstruktur.

Sowenig es den richtigen Dateinamen gibt, sowenig gibt es die allgemeingültige Verzeichnisstruktur. Für mich passt am besten ‘so wenig wie möglich, so viel wie nötig‘. Über die Struktur mache ich mir im Voraus einige Gedanken und passe sie später auch gegebenenfalls an. Nachfolgend einige Beispiele:

  • Art und Zeit
    Häufig reichen der Oberbegriff und (Jahres-)Unterverzeichnisse (hier noch zusätzlich ganz oben – und nicht sichtbar – der Kundenname). Der Rest läuft über die Dateinamen.Bild 2014_02_04 Verzeichnis DokOrg

 

 

 

 

  • Dauerunterlagen und laufende Dokumente
    Dauerunterlagen sind für einen längeren Zeitraum gültig. Laufende Dokumente dagegen eher zeitpunktbezogen oder nur für einen kürzeren Zeitraum von Bedeutung.

    Bild 2014_02_04 Verzeichnis Versicherungen

 

 

 

 

  • Alphabetische Sortierung oder Nummerierung
    Meistens reicht die alphabetische Sortierung. In seltenen Fällen hat es sich bewährt, vor den Begriff eine Nummerierung zu setzen. Diese dient dazu, zusammengehöriges beisammen zu haben und die Reihenfolge der Ordner festzulegen.Bild 2014_02_04 Verzeichnis Prozesslandschaft

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bei den Vorüberlegungen helfen wunderbar eine MindMap oder kleine Karteikarten. So kann ich einen Verzeichnisbaum vorab aufbauen und die Ordner so lange verschieben, bis die Struktur stimmig ist. Gerade wenn es komplexer wird hilft es, sich vorab Gedanken zu machen.

Ich könnte es mir derzeit nicht vorstellen, ohne Verzeichnisse zu arbeiten. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass die Strukturen noch klarer und einfacher sein könnten. Es ist ein Weg mit Etappenzielen.

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Zur Übersicht des Projektes < Papierfreier Leben>:  Übersicht.

04. Februar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Papierfreier Leben | Kommentare deaktiviert für Papierfreier Leben. Die Verzeichnisstruktur.

Virtuelle Assistenz. Ein Erfahrungsbericht.

Bild 2014_01_28 LaptopsSeit etwas mehr als einem Jahr arbeite ich mit einer Assistentin zusammen. Sie erledigt für mich kleinere und größere Aufgaben. Sowohl immer wiederkehrende als auch einmalige Dinge. Wir kennen uns nicht persönlich, haben bisher nur über das Internet kommuniziert. Komische Sache? Das fand ich am Anfang auch.

Manchmal habe ich einen ganz Sack voll kleiner oder großer Dinge, wie Recherchen, zu überarbeitende Texte, Powerpoint-Präsentationen usw. die ich gerne vom Tisch haben wollte. Im Büro konnte es niemand übernehmen. Also habe ich diese Jobs selbst erledigt. Doch gerade, weil diese Aufgaben so stoßweise anfallen, war es mir manchmal zu viel.

Ich habe viel überlegt, wer mir diese Aufgaben abnehmen könnte. Und irgendwann bin ich über das Schlagwort ‘virtuelle Assistenz’ gestolpert. Im Netz fand ich einige Firmen, die so eine virtuelle Assistenz anbieten. Bei der virtuellen Assistenz handelt es sich um ein Dienstleistungsangebot, bei dem die Assistentin (es gibt natürlich auch Männer, aber ich nutze jetzt aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen die weibliche Form) räumlich unabhängig Aufgaben für einen erledigen. Kommuniziert wird über Email, Skype, Telefon etc. Es muss sich um Aufgaben handeln, bei denen keine persönliche Anwesenheit erforderlich ist und bei denen der Datenschutz keine Priorität hat.

Im Netz gibt es viele Angebote. Einige davon mit Stundensätzen, die an Ausbeutung erinnern. Deswegen habe ich für mich definiert, nach was genau ich suche und wie ich es machen möchte:

  • Ich wollte eine auf Dauer angelegte Assistenz und keine wechselnden Personen.
  • Die Zusammenarbeit sollte für beide Seiten fair sein, was u.a. auch die Bezahlung betrifft.
  • Es sollte sich um ein deutsches Unternehmen handeln und keine sprachlichen Verständigungsschwierigkeiten geben.
  • Meine Aufgaben sollten erledigt werden, aber ich brauche keinen ‘Sofort-Service’.

Mit diesen Kriterien war die Angebotsauswahl nicht mehr so groß. Ich nahm mit einem Unternehmen Kontakt auf und versuchte es. Mir wurde eine Assistentin vorgeschlagen. Jurastudentin. Für mich ein Glücksfall. Die ersten Aufgaben waren klein und überschaubar. Mit wachsendem Vertrauen und dem Wissen, was geht und was nicht, wuchsen die Aufgaben und der Grad der Selbständigkeit. Um bestimmte Daueraufgaben musste ich mich gar nicht mehr kümmern.

Jetzt ist meine virtuelle aber persönliche Assistentin mit dem Studium fertig und damit endet unsere Zusammenarbeit. Doch sie hat dafür gesorgt, dass ich wieder eine passende Person an meiner virtuellen Seite habe und die Aufgaben an sie übergeben. Besser geht es nicht.

28. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 8 Kommentare

Leistungen und ihr Wert: Pablo Picasso und das Schnellbild

Bild 2014_01_23 BildPicasso malte bei Gelegenheit Bilder auf Vernissagen. Manchmal malte er ein Bild in nur zehn Minuten. Auf einer dieser Ausstellungen verkaufte er ein solches „Schnellbild“ für 15.000 Dollar – in den fünfziger Jahren eine enorme Summe. Als ein Journalist ihn daraufhin fragte, wie er einen solchen Preis bei zehn Minuten Malzeit rechtfertige, fragte Picasso zurück: < Wieso rechtfertigen? Sehen sie, was sie für zehn Minuten halten, waren bei mir 55 Jahre, sieben Monate, zwei Wochen, drei Tage, 15 Stunden und zehn Minuten. >

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Ich habe keine Ahnung, ob die Geschichte stimmt.

23. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Leistungen und ihr Wert: Pablo Picasso und das Schnellbild

Leistungen und ihr Wert: Restaurant sucht Musiker. Musiker sucht Restaurant.

Bild 2014_01_22 MusikerAnfrage:

Wir sind ein kleines Restaurant und suchen Musiker, die gelegentlich bei uns musizieren, um bekannt zu werden. Wir können keine Gage zahlen, aber wenn die Sache gut funktioniert und die Musik bei unseren Gästen ankommt, könnten wir an den Wochenenden auch Tanzveranstaltungen durchführen. Sollten Sie also daran interessiert sein, Ihre Musik bekannt zu machen, melden Sie sich bitte bei uns.

Antwort:

Wir sind Musiker und wohnen in einem ziemlich großen Haus. Wir suchen ein Restaurant, das gelegentlich bei uns Catering macht, um bekannt zu werden. Bezahlen können wir nichts, aber wenn die Sache gut funktioniert und das Essen schmeckt, könnten wir das regelmäßig machen. Es wäre bestimmt eine gute Reklame für Ihr Restaurant. Bitte, melden Sie sich bei uns.

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Dieser Text kommt nicht von mir. Ich weiß leider nicht, woher ich ihn habe.

22. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Leistungen und ihr Wert: Restaurant sucht Musiker. Musiker sucht Restaurant.

Geschenk ohne Anspruch.

Bild 2014_01_21 Wert KäseWir waren das Wochenende auf einer großen Urlaubs-Messe. Was uns auffiel: Es gab ganze Heerscharen von mit Taschen beladenen Erwachsenen und Kindern. Eine der Hauptfragen war scheinbar ‘Was gibt es hier umsonst?’. Besonders kühn war es an einem Stand aus Südtirol. Ein Mann wollte ein Käsestück, ausreichend für sehr viele Käsebrote. Die Thekendame nahm ein Stück und legte es auf die Waage. Der Mann forderte sie jedoch auf, von weiter unten ein noch größeres Käsestück hervorzuziehen und dieses ihm zu geben. Also wog die Frau das Riesenstück und nannte dem Mann den Preis. Damit hatte der Mann (offensichtlich?) nicht gerechnet und er wurde laut. Er war davon ausgegangen, diesen Laib Käse umsonst zu bekommen. Ich fragte die Verkäuferin, ob das ein Einzelfall war. Er war es nicht.

Der Glaubenssatz < Ich erhalte die Leistungen anderer umsonst oder billigstmöglich. > ist ziemlich verquer. Auch wenn uns der Slogan ‘Geiz ist geil’ oder die vielen Umsonst-Angebote im Internet etwas anderes vorgaukeln: Leistungen werden in der Regel erbracht, um eine Gegenleistung zu erhalten.

Wir können eben nicht davon ausgehen und einfordern, dass wir ein gutes Produkt oder eine Dienstleistung (fast) umsonst erhalten. Die Grundeinstellung des Wirtschaftens ist eher ‘ich kann etwas so gut, dass es auch für andere Menschen von Wert ist und ich diesen Gegenwert auch erhalte’.

Sollten wir etwas geschenkt bekommen ist es eben genau das: Ein Geschenk.

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Zum Gedanken ‚Leistung und ihr Wert‘ folgen die nächsten drei Tage noch drei Geschichten.

 

21. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 4 Kommentare

Maki Shimizu: Das Ziel im Blick.

Bild 2014_01_13 Maki ShimizuVor einigen Jahren habe ich in einem Bahnhofskiosk eine Kreativenzeitschrift gekauft. Thema war u.a. die in Berlin lebende und arbeitende Künsterlin Maki Shimizu. Ich fand ihre Arbeiten fantastisch und habe ihr das so auch geschrieben. Seitdem sind wir in Kontakt.

Ich dürfte nicht ganz daneben liegen, wenn das Künstler-Leben viel Licht wirft. Aber das Über-Leben durchaus beschwerlich ist. Umso toller, wenn die Künstlerin sich aufmacht, gegen viele Widerstände ein Projekt zu realisieren.

Maki Shimizu wollte ein Buch herausgeben mit dem Titel < Portraits of our friends. > Sie arbeitete Jahre daran und die Hindernisse waren zahlreich. U.a.  lehnte jeder Verlag das Projekt ab. Also beschloss sie, das Buch mit Freunden selbst herauszugeben. Doch dazu brauchte sie Geld. Und das war knapp. Maki blieb am Ball. Freunde fingen an für sie und ihre Idee zu werben. Und Maki schrieb Bekannte an und eröffnete eine Crowdfinding-Seite. Sie bekam das Geld zusammen. Die Unterstützer glaubten an Maki und Ihr Projekt.

Am 31. Januar hat das Buch Premiere. Ganz herzlichen Glückwunsch! Nicht nur zum Buch selbst, sondern auch für die pfiffigen Ideen, das immer wieder aufrappeln nach Rückschlägen, das Ziel im Blick behalten und unterschiedlichste Wege dorthin auszuprobieren. Und auch herzlichen Glückwunsch zu diesem Menschen-Netzwerk, dass Dich unterstützt. So etwas kommt nicht von alleine.

Wir können noch viel von Dir lernen.

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Maki Shimzus ‚Schreibtisch‘ während Ihrer Zeit in Neapel: Link

14. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Maki Shimizu: Das Ziel im Blick.

Kommunikations-Durcheinander

Bild 2014_01_07 KommunikatonÜber die Weihnachtstage war die ganze Familie im Weltweihnachtszirkus. Für unsere Kinder war es schon im Vorfeld ein Großereignis mit entsprechender Vorfreude. Immer wieder ging es die Tage zuvor um den Zirkus. Mit unserer Großen hatte ich u.a. ein Gespräch über die Zirkus-Kapelle. Wir besprachen wirklich alles. Menschen, Sachen, Sinn …

Nach einigen Minuten wurde das Gespräch immer sonderbarer. Wir verstanden einander nicht mehr, bis ich sie fragte, von was für einer Kapelle sie eigentlich redet. Meine Tochter meinte die Musik-Band. Ich dagegen, warum auch immer, hatte eher einen geistlichen Ort im Sinn. Uns war es die ganze Zeit nicht aufgefallen, dass wir von total unterschiedlichen Dingen sprachen.

Wir lachten mächtig über die Sache. Auch noch Tage danach. Aber etwas berührt war ich darüber doch. Es kann ja sein, dass ich mit Mitarbeitern, Kunden, Freunden usw. auch manchmal über vermeindlich ein Thema spreche, wir aber total unterschiedliche Dinge meinen. Oder ich mich so ausdrücke, dass der andere gar nicht versteht, um was es mir geht.

Ich wünsche Ihnen für das kommende Jahr alles Gute. Gesundheit, Erfolg und vieles andere. Daneben aber auch noch die richtigen Worte und eine Kommunikation, bei der alle Seiten das gleiche verstehen. Vielleicht lässt sich dadurch das eine oder andere Mißverständnis vermeiden.

07. Januar 2014 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Kommunikations-Durcheinander

Wünsche zum Ende und zum Anfang.

Bild WeihnachtenZum Jahresende und für das kommende Jahr wünsche ich alles Gute. Und ich möchte mich ganz herzlichen bedanken. Für das Lesen und für die aktive Begleitung dieses Blogs. Es hat auch dieses Jahr wieder Spaß gemacht. Und es gibt ja noch so viele Ideen ….

Der nächste Blogbeitrag kommt am Dienstag,
den 07. Januar 2014.

Auf das Leben!
Christoph Nowag

23. Dezember 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Blog | Kommentare deaktiviert für Wünsche zum Ende und zum Anfang.

S’Lebn is a Freid.

Bild 2013_01_22 SpaßDank Heike Eberle bin ich auf den Imagefilm über Dieter Schweiger aufmerksam geworden. Herr Schweiger ist Inhaber des Obstandes Didi und zugleich CEO, Sales Manager, Logistik Manager, Chief of Communication  und noch vieles mehr. Kann schon sein, dass die Idee kopiert ist. Aber irgendwie kopieren wir doch ständig alle. Und fügen eigenes hinzu.

Link > Imagefilm

17. Dezember 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Schnipsel | Kommentare deaktiviert für S’Lebn is a Freid.

Sprachstörungen.

Letzte Woche habe ich von der Bank ein zweiseitiges Schreiben erhalten. Ich habe es gelesen und verstanden, dass ich das Schreiben unterschrieben an die Bank retournieren soll. Ansonsten blieben mir Inhalt, Sinn und Konsequenzen im Dunkeln. Ich habe durchaus häufiger mit Bankdingen zu tun und dachte, ich würde mich etwas auskennen. Aber ich musste feststellen, dass ich blutiger Anfänger bin.

Es könnte aber auch sein, dass die Absender unbedarfte Anfänger sind. Nämlich darin, sich in den Empfänger hineinzuversetzen und so zu schreiben, dass diese die Chance haben, den Inhalt zu verstehen.

Empfängerorientiert zu schreiben macht Mühe. Verständlich und treffend zu formulieren ist eine Tätigkeit, bei der wir schon die eine oder andere Kalorie verbrennen. Aber ist es nicht der Sinn von Kommunikation, Inhalte so auszudrücken, wie wir es tatsächlich meinen? Und diese so zu transportieren, dass sie beim Empfänger auch ankommen und verstanden werden können?

Alles kann man verständlich, klar und einfach formulieren. Doch manchmal müssen wir uns dazu etwas mehr anstrengen und vielleicht auch Dritte den Textentwurf lesen und überarbeiten lassen. Das könnte ein schönes Ziel für das kommende Jahr sein: Sich verständlich auszudrücken und Worthülsen und Füllmaterial zu vermeiden.

P.S. Es besteht noch die Option, dass der Empfänger gar nichts verstehen soll. Doch diese Variante ist bestimmt nur theoretischer Natur. Bestimmt.

17. Dezember 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | Kommentare deaktiviert für Sprachstörungen.