Das probiere ich aus: Papierfreier Leben.

Bild 2013_11_05 Papierfreier LebenIch lese gerne gedruckte Bücher, Zeitschriften, Zeitungen. Ich denke häufig mit Stift und Papier nach, mache Notizen, kritzle sinnloses Zeug, nutze es zum Feuer anmachen, finde Dokumente schnell. Ich mag Papier wirklich gerne. Kein Grund, etwas zu ändern.

Bücher lese ich auch sehr gerne auf dem Kindle, weil ich das Buch sowieso nur einmal lese und markierte Stellen exportieren kann. Die Tageszeitung kann ich auf dem Tablett lesen, Notizen können digital wunderbar archiviert werden und ich habe schnellen Zugriff auf die Dokumente. Kein Grund, etwas zu ändern.

Der Weg zum Start.

Ich habe mich dem Thema papierloses Büro langsam genähert. Seit ich mit dem PC arbeite, habe ich klare Ordnerstrukturen und durchgehende Dateibezeichnungen. Ich finde Dokumente fast immer auf Anhieb. Scanner sind ebenfalls seit langer Zeit ein fester Bestandteil des beruflichen und privaten Lebens. Und in bestimmten Bereichen bin ich von Anfang an komplett papierfrei.

Meiner bisherigen Systeme bin ich mir sicher und komme damit gut zurecht. Und doch. Seit längerer Zeit schon möchte ich gerne etwas ändern. Das hat für mich mehrere Gründe:

  • Ich habe zuviel nicht genutztes Papier um mich herum. Dokumente, die ich seit Jahren nicht angesehen habe, schlummern abgeheftet vor sich hin.
  • Die Schränke werden immer voller.
  • Ich kann nur auf die Dokumente zugreifen, wenn ich räumlich bei den Dokumenten bin.
  • Sollte ich die Dokumente verlieren, verlegen etc. sind sie weg oder unauffindbar.
  • Manchmal ist die Ablage doch nicht so klar, wie gedacht, was das Wiederfinden erschwert.
  • Es kommt immer mehr Papier dazu, aber ich baue fast nichts ab.

 

Das Ziel: Papierfreier. Nicht papierlos.

Viel Zeit habe ich damit zugebracht, Artikel über Dokumentenmanagement-Systeme, das papierlose Büro usw. zu lesen. Und ich fand das ganze Thema höllisch kompliziert, den Weg unübersichtlich, die Fallstricke verborgen. Was, wenn ich bei der Software umsatteln möchte oder muß. OCR oder nicht. Chaotische oder struktuierte Ablage.

Doch wie das so ist, wenn man sich längere Zeit mit einem Thema beschäftigt: Irgendwann braucht es nur noch einen kleinen Schubser, bis man aktiv wird. Für mich war das der Blogbeitrag von > Ivan Blatter über das papierlose Büro. Da habe ich für mich entschieden: Ich starte jetzt mein Projekt ganz locker an mit dem Ziel, ein papierfreieres Leben zu haben, privat wie beruflich.

 

Und gleich ging es daneben.

Schief gegangen ist es gleich zu Beginn. Nach der getroffenen Entscheidung, ein papierfreieres Leben anzustreben, habe ich mich ans Werk gemacht und bei den Bankunterlagen angefangen. Ich habe die Unterlagen von der ganzen Familie durchforstet, weggeworfen, digitalisiert, strukturiert. Ich war nach einiger Zeit mächtig stolz auf mich. Und der noch zu schreddernde Papierberg war hoch.

Dann kamen mir Zweifel, ob meine Frau, die ich in meine tollkühnen Pläne nicht einweihen konnte, es auch prima findet, wenn ich Ihren Finanzordner auf nix zusammenschrumpfen lasse. Über die Antwort war ich mir unklar. Und so verbrachte ich anschließend einige Zeit damit, sämtliche ihrer Unterlagen wieder in den bisherigen Ordner zurück zu sortieren.

 

Kriterien für mein System.

Nach diesem Aha-Erlebnis habe ich meine Anforderungsliste an das digitale System ergänzt:

  • Beteiligte müssen einverstanden sein und mitziehen.
  • Das System muss für alle klar und einfach sein.
  • Wo notwenig, muss hohe Datensicherheit herrschen.
  • Ich möchte Herr über das System sein.

 

Persönlicher Erfahrungsbericht.

Über diesen Weg werde ich berichten. Es werden keine Rezepte, sondern sind meine persönlichen Erfahrungen was und warum ich das so mache. Was funktioniert und was nicht.

Neben der Hard- und Software, der Ordnerstruktur, den Dateibezeichnungen, dem Durchforsten von Altunterlagen, dem Umgang mit neuen Dokumenten usw. werde ich auch beschreiben, wie ich Papier ablege usw. Privat wie beruflich. Das wird wahrscheinlich mit der Zeit ein ganz schönes Sammelsurium an Beiträgen geben. Damit wir die Übersicht nicht verlieren, werde ich eine > Übersicht, eine Art Inhaltsverzeichnis mit Links erstellen, die ständig aktualisiert ist.

> Übersicht: Papierfreier Leben.

05. November 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Papierfreier Leben | 2 Kommentare

Papierfreier Leben: Die Übersicht.

Bild Papier entsorgenWahrscheinlich werden es mit der Zeit einige Beiträge über das Thema < Mein Weg zum papierfreieren Leben. > Und ich werde Beiträge aktualisieren, wenn ich neue Erkenntnisse habe. Deswegen zur besseren Orientierung diese verlinkte Übersicht mit Datum der letzten Aktualisierung.


Hilfsmittel


Papier organisieren

 

05. November 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Papierfreier Leben | Kommentare deaktiviert für Papierfreier Leben: Die Übersicht.

Startschuss in ein papierfreieres Leben.

Bild 2013_11_01 AktenentsorgungIn den letzten Wochen haben wir im Büro kräftig aufgeräumt und Papier vernichtet. Insgesamt 17 Container haben wir gefüllt mit im Schnitt 100 Ordnern je Container. Seitdem atmen wir wieder freier.

Schon seit längerer Zeit denke ich darüber nach, wie ich privat und beruflich die Papierbestände reduzieren kann. Ziel ist nicht das papierlose Büro, sondern ein papierfreieres Leben. Privat wie beruflich.

Heute habe ich den Startschuss gegeben und damit begonnen, mehrere private Ordner (Banken, Versicherungen usw.) auszumisten, Dokumente einzuscannen, die übrig gebliebenen Dokumente neu zu organisieren, eine Ablagestruktur für die Dateien aufzubauen usw. Eine große Kiste zu schreddernden Papiers, eine klare Ablagestruktur (sowohl Digital als auch real) und ein fast leerer Schrank sind die Ergebnisse.

In der kommenden Zeit werde ich über das Projekt < papierfreieres Leben > berichten und Erfahrungen, Probleme und Überlegungen mitteilen.

Ich bin gespannt, wie es weitergeht …

 

01. November 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Papierfreier Leben | 8 Kommentare

Schnappatmung durch Überregulierung.

Bild 2013_10_29 ÜberregulierungEin Unternehmer, einer seiner Mitarbeiter und ich hatten eine Gespräch über Regeln im Unternehmen. Aufhänger war, dass sich jeder in seinem Unternehmen unterschiedlich am Telefon meldet, Anrufer beim Weiterleiten in der Leitung verhungern, Mitteilungen nicht weitergegeben werden usw. Dem Unternehmer war das bis dahin gar nicht aufgefallen, weil er nie selbst über die Zentrale bzw. den Empfang anruft. Es gibt doch klare Arbeitsanweisungen, wie und was bei eingehenden Anrufen zu beachten ist. Warum wird sich daran nicht gehalten? Der Mitarbeiter fragte daraufhin, ob die vielen Arbeitsanweisungen und vorgegebenen Prozesse überhaupt in dem Unternehmen befolgt würden. Und beantwortete seine gestellte Frage gleich selbst: ‘Eher nein.’

Gut ist es, wenn Kernprozesse klar definiert sind. Diese müssen auch bekannt, eingesehen, durchgesetzt und gelebt werden. Sie sind Rezepte im Sinne von ‘best practice’. Bewährte Verfahren, die sich verändern können und angepasst werden.

Von Zeit zu Zeit macht es Sinn, Bestehendes zu durchforsten. Was braucht man wirklich, was könnte vereinfacht oder weggelassen werden? So wie wir unsere Akten, Zeitschriften, liegengebliebenes Zeugs aussortieren, müssen auch Regeln, Prozesse usw. durchleuchtet werden.

Überregulierung und zu hohe Komplexität führen zur Nichtanwendung. Wenn alles über Checklisten geregelt ist, hat man nur noch Listen im Kopf und nicht mehr diejenigen, um die es geht: Den Kunden, das Produkt, die Leistung.

Einfachheit und Klarheit auch bei den Regeln und Prozessen. Das lässt einen selbst und das Unternehmen frei durchatmen.

29. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 2 Kommentare

Schreibtisch Boris Gundl

Schreibtisch # 71 Grundl

Boris Grundl
„Der Menschenentwickler“ Süddeutsche Zeitung

http://www.borisgrundl.de

Links steht der „digitale Schreibtisch“. Er dient dem konzentrierten Abarbeiten. Rechts steht der „Denker-Schreibtisch“. Hier entstehen kreative Ideen und Texte.

Die Quizfrage lautet: Warum braucht Boris Grundl keinen Bürostuhl?

28. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Bürobilder | 2 Kommentare

Die Arbeitsbiene. ScanSnap S 1500

Bild 2013_10_22 Scanner ScanSnap S 1500Als meine Frau fragte, über was ich diese Woche schreibe und ich antwortet ‘über den anderen Scanner’ hat sie die Augen verdreht und gefragt, wen denn so etwas interessiert. Wen genau, weiß ich nicht. Aber letzte Woche bei meinem Bericht über den ScanSnap SV 600 waren es sehr viele Interessierte. Die Befürchtung, ich würde noch häufiger über Technikgedöns schreiben ist allerdings unbegründet.

Den ScanSnap S 1500 nutzen wir seit einigen Jahren in der Kanzlei. Was besonders gefällt ist, dass er

  • klein ist,
  • schnell scannt,
  • nur eine Taste hat,
  • Farbe oder s/w-scannen kann,
  • verschiedene Profile einfach erstellt werden können,
  • simplex oder duplex scannt (und Leerseiten auf Wunsch sofort entfernt),
  • unempfindlich gegenüber unterschiedlichen Papierformaten ist,
  • eine prima und einfache Software im Hintergrund arbeitet,
  • Dateien konvertiert werden können (Word, Excel usw.)
  • oder Dateien sofort in Evernote, Dropbox etc. übernommen werden können,
  • das gescannte Dokument richtig ausrichtet, auch wenn es schräg oder auf dem Kopf stehend eingezogen wird
  • und noch vieles mehr.

Bei uns steht auf jedem Schreibtisch ein solcher Scanner, was aufgrund der geringen Stellgröße gut geht. Dadurch entfällt der übliche Gang zum großen Scanner & Drucker. Jetzt heißt es, sitzenbleiben, Dokument einlegen, blauen Knopf drücken, Datei verarbeiten (mailen, ablegen, konvertieren usw.).

Was mich am Anfang zur Weißglut gebracht hat ist die fehlende Unterstützung von TWAIN, wodurch eine Ansteuerung von anderen Programmen (z.B. von der DATEV-Umgebung aus) nicht möglich ist. Ich kann es nicht ändern, also rege ich mich darüber auch nicht mehr auf. Und tatsächlich vermisse ich es auch nicht mehr.

Ich kann den S 1500 neben dem SV 600 betreiben und z.B. Scans mit beiden Scannern problemlos und einfach zusammenführen. Für mich eine runde und schnelle Sache. Es gibt bestimmt auch von anderen Anbietern sehr gute und einfach zu nutzende Scanner. Mir fehlt da die Marktübersicht.

Manchmal bräuchte man einen kleineren und mobilen Scanner. Den gibt es in der Familie auch. Den ScanSnap S1100 … Auch genial. Aber darüber schreibe ich jetzt nichts. Sondern sage den Technikthemen ade. Vorläufig.

22. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Hilfsmittel, Papierfreier Leben | 2 Kommentare

Scannen ganz anders: ScanSnap SV 600. Ein Erfahrungsbericht.

Bild 2013_10_15 Scanner ScanSnap SV 600Seit ein paar Jahren nutzen wir Scanner von Fujitsu. Unser Arbeitspferd ist der ScanSnap S 1500, über den ich nächste Woche berichten werde. Doch manchmal habe ich mit den Scanvorlagen Probleme: Die Vorlagen sind zu groß, zu dick, haben irgendetwas aufgeklebt, können nicht einzeln eingezogen werden (wie Bücher und Zeitschriften). In diesen Fällen war die Digitalisierung schwierig.

Seit kurzem gibt es den ScanSnap SV 600. Er scannt ganz anders. Man legt die Vorlage auf eine mitgelieferte schwarze Unterlage und drückt die blau leuchtende Scan-Taste. Lampen im Scannerkopf gehen an und leuchten die Fläche aus, während die Kameras die Vorlage abscannen. Es gibt keine Berührung zwischen Scanner und Vorlage. Die Vorlage hält man im Zweifelsfall mit den Fingern fest.

Ausgepackt, installiert und in Betrieb genommen war der ScanSnap SV 600 sehr schnell. Sieht man von der schwarzen Unterlage ab, ist die Stellfläche klein. Die Bedienung ist simpel: Scanvorlage(n) auf die schwarze Matte legen, Scan-Taste drücken, Vorlage eventuell während des Scanvorgangs festhalten, möglicherweise Scan nachbearbeiten.

Die Software ist fast identisch wie bei den anderen ScanSnap-Scannern. Die beiden Scanner verstehen sich bestens. Scanne ich im Schnelldurchgang auf dem S 1500 viele Seiten ein, kann ich nebenher z.B. ein DinA3 Blatt mit dem VS 600 scannen und in den anderen Scan einfügen. Die Einlesegeschwindigkeit ist ausreichend. Finger, die die Vorlage halten, werden manchmal erkannt und eleminiert, manchmal nicht. Dann gibt es eine einfache Bearbeitungssoftware, um die eingescannten Finger zu löschen.

Der ScanSnap VS 600 kann u.a.

  • farbig oder schwarzweiß scannen
  • Format bis DinA 3
  • pdf- oder jpg-Format
  • ganze Bücher hineinterander einlesen
  • die Daten in andere Formate konvertieren (z.B. Word, Excel usw.)
  • erhabene Dokumente oder Gegenstände zweidimensional einscannen
  • Visitenkarten einscannen und erkennen

Irgendwie soll die Software beim Einlesen von Büchern z.B. den Falz ausgleichen. Genauso soll die die Software die haltenden Finger erkennen und ausblenden. Bei mir klappt es bisher manchmal. Manchmal nicht.

Und hier ein Test, wie es ist, wenn ich einscanne und den Text in Word übernehme (alle Ergebnisse sind unbearbeitet):

Test Scan FotoIch habe als Vorlage mein Büchlein genommen Impulse ohne Verfallsdatum.

Da es flach auflag, konnte ich scannen, ohne es zu halten.

 

Test Scan 07.11.2013Das unbearbeitete Ergebnis war weitestgehend in Ordnung.

 

 

 

Test Scan Word 07.11.2013Danach habe ich das Dokument in Word konvertiert.
Hier das Ergebnis in Word: Link.

 

Für mich ist der ScanSnap SV 600 die ideale Ergänzung. Er ist noch noch nicht perfekt, aber ich kann mit ihm Dinge digitalisieren, für die ich in der Vergangenheit mehrere Schritte und Zeit benötigt habe. Ein bißchen unheimlich ist diese Technologie schon.

Technische Details interessieren mich nicht richtig, bis vielleicht darauf, das alle ScanSnap-Scanner keine Twain-Schnittstelle haben. Wer weitere Details möchte, wird sie im Netz finden.

Für den schnellen Einstieg ein Werbe-/Produktvideo: Link

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Zur Projektübersicht < Papierfreier Leben >: Link

15. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Hilfsmittel, Papierfreier Leben | 9 Kommentare

Schreibtisch Ivan Blatter

Schreibtisch # 70 BlatterIvan Blatter
Produktivitätstrainer
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www.blatternet.de
www.ivanblatter.ch
……
Ich bin ein Leertischler und habe nur das auf dem Schreibtisch, was ich für die aktuelle Aufgabe brauche. Ganz links sind die wenigen Dinge auf Papier, die ich heute bearbeiten will. Ansonsten strebe ich nach dem papierlosen Büro. Auf dem zweiten Bild sieht man links auf dem Rollkorpus meinen Dokumentenscanner, den ich intensiv nutze.
Schreibtisch # 70 Blatter_2
……
Mein Telefon ist übrigens das Headset zwischen MacBook und Bildschirm (VOIP). Rechts vor dem Bildschirm ist mein Notizblock im wahrsten Sinne des Wortes: Auf diesem Schieferblock notiere ich mit einem Griffel diejenigen Dinge, die mir einfallen und die ich rasch festhalten will.
……
Je nach Tagesform verbringe ich 30-50% meiner Zeit am Stehpult im Hintergrund oder auch mal ein Stündlein in meinem roten Sessel.
11. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Bürobilder | Kommentare deaktiviert für Schreibtisch Ivan Blatter

Für Erfolg braucht es mehr als sieben Schritte.

Bild 2013_10_08 ErfolgsschritteWir haben letzte Woche angefangen, die Kanzlei von unten nach oben zu durchforsten. Gesucht wurde und wird nach Zeugs (Akten, Dokumente, Dateien usw.) die ohne Gewissensbisse entsorgt werden können.

Irgendwann war die Bibliothek dran. Es fiel mir schwer, Bücher aus den Regalen zu nehmen und zu entscheiden, was aus dem Buch werden soll. Ich fing an, Haufen zu bilden. Die mir wichtigen Bücher kamen zurück ins Regal. Die übrig gebliebenen Haufen betrachtete ich mit Argwohn. Es waren immer noch viele Bücher auf den Haufen.

Einer dieser Berge bestand aus Büchern zum Thema Erfolg- Sinngemäß < In 7 Schritten zum Erfolg. > < In 7 Schritten zur persönlichen … > Irgendwann waren mir diese Bücher einmal wichtig gewesen. Jetzt sagten sie mir nichts mehr. Ich empfand sie eher als lächerlich. Denn die Erfahrung als Unternehmer wie auch als Berater zeigt, dass es mit ein paar einfachen Schritten nicht getan ist.

Um Erfolg zu haben, muß man u.a. das Hirn einschalten, den Hintern zusammen kneifen und loslegen, loslegen, loslegen. Und es wird auch nicht immer einfach und lustig auf diesem Weg.

Da ich in den Büchern farbig gearbeitet habe, versenkte ich den 7-Schritte-Haufen in der Papiertonne. Das ging erstaunlich einfach und fühlt sich auch nach mehreren Tagen noch richtig an.

Wie es der Zufall will, las ich einige Tage später genau zu dem Thema ‘Erfolg in sanften Schritten’ einen Facebook-Beitrag von Stéphane Etrillard. Mit seiner Zustimmung poste ich seine drei Schritte:

  1. Nimm einen Mülleimer und schmeiss den ganzen Erfolgsmüll der Erfolgstrainer weg.
  2. Hör auf, diese verdummenden Veranstaltungen zu besuchen und schalte dein Gehirn ein.
  3. Fang an, dich zu disziplinieren, hart zu arbeiten und hör auf, die süßen Erfolgspillen einzunehmen.
08. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 10 Kommentare

Die großen Steine zuerst.

Bild 2013_10_01 Glas Steine SandVielleicht geht es nur mir so: Ich bin beschäftigt. Es gibt täglich größere Aufgaben und jede Menge kleine Angelegenheiten. Und zu den Dingen, die ich tun muss, kommen auch noch Tätigkeiten, die ich tun will. Weil sie mir wichtig sind und meinem persönlichen Ziel näher bringen.

Mal gelingt es mir mehr schlecht als recht, die verschiedenen Aufgaben und die zur Verfügung stehende Zeit unter einen Hut zu bringen, mal geht es besser. Zeitmanagement könnte eine Lösung sein. Und vielleicht schaufele ich dadurch auch eine Stunde am Tag frei. Aber ich bin mir sicher: Diese Stunde wird sofort wieder ausgefüllt.

Zielmanagement mit starker Orientierung an den eigenen Zielen und der entsprechende Aufgabenauswahl würde helfen. Dann müsste man aber sehr stark auf die Ziele fokussiert sein und klare Entscheidungen treffen können, ob man bestimmte Aufgaben überhaupt übernimmt.

Vielleicht könnten wir die vor uns liegenden Aufgaben in einem ersten Schritt auch anders organisieren:

Wir stellen und ein Glas vor (unsere Zeit). Daneben liegen ein Haufen Sand (viele verschiedene kleinere und größere Aufgaben) und einige Steine (Aufgaben, die uns wichtig sind und weiterbringen).

Wir nehmen den Sand und schütten ihn in das Glas. Das Glas wird ziemlich voll. Auf den Sand verteilen wir noch die Steine. Alle Steine passen nicht hinein, das Glas ist einfach zu voll.

Dann versuchen wir es anders herum: Wir füllen alle Steine in das Glas. Das Glas ist fast bis oben voll. Dann rieseln wir den Sand ein. Er rieselt zwischen die Steine und füllt die Zwischenräume aus. Am Schluss bleibt möglicherweise etwas Sand übrig. Aber die uns wichtigen Steine sind alle im Glas und der meiste Sand auch.

Vielleicht sollten wir so mit unserer Zeit und den Aufgaben umgehen: Erst einige uns wichtige Tätigkeiten und Termine einplanen. Die anderen Aufgaben werden um diese großen Steine herumgeplant und erledigt.

Wenn wir nicht zuerst die großen Steine in das Glas – unser Leben – legen, besteht die Gefahr, dass sie später nicht hineinpassen. Diese großen Steine sind für jeden andere: Familie, ein berufliches Ziel, Freunde, Bildung, Ruhe, Musik, Sport …

01. Oktober 2013 von Christoph Nowag | Kategorien: Think | 2 Kommentare