Schnappatmung durch Überregulierung.

Ein Unternehmer, einer seiner Mitarbeiter und ich hatten eine Gespräch über Regeln im Unternehmen. Aufhänger war, dass sich jeder in seinem Unternehmen unterschiedlich am Telefon meldet, Anrufer beim Weiterleiten in der Leitung verhungern, Mitteilungen nicht weitergegeben werden usw. Dem Unternehmer war das bis dahin gar nicht aufgefallen, weil er nie selbst über die Zentrale bzw. den Empfang anruft. Es gibt doch klare Arbeitsanweisungen, wie und was bei eingehenden Anrufen zu beachten ist. Warum wird sich daran nicht gehalten? Der Mitarbeiter fragte daraufhin, ob die vielen Arbeitsanweisungen und vorgegebenen Prozesse überhaupt in dem Unternehmen befolgt würden. Und beantwortete seine gestellte Frage gleich selbst: ‘Eher nein.’

Gut ist es, wenn Kernprozesse klar definiert sind. Diese müssen auch bekannt, eingesehen, durchgesetzt und gelebt werden. Sie sind Rezepte im Sinne von ‘best practice’. Bewährte Verfahren, die sich verändern können und angepasst werden.

Von Zeit zu Zeit macht es Sinn, Bestehendes zu durchforsten. Was braucht man wirklich, was könnte vereinfacht oder weggelassen werden? So wie wir unsere Akten, Zeitschriften, liegengebliebenes Zeugs aussortieren, müssen auch Regeln, Prozesse usw. durchleuchtet werden.

Überregulierung und zu hohe Komplexität führen zur Nichtanwendung. Wenn alles über Checklisten geregelt ist, hat man nur noch Listen im Kopf und nicht mehr diejenigen, um die es geht: Den Kunden, das Produkt, die Leistung.

Einfachheit und Klarheit auch bei den Regeln und Prozessen. Das lässt einen selbst und das Unternehmen frei durchatmen.

Für Erfolg braucht es mehr als sieben Schritte.

Wir haben letzte Woche angefangen, die Kanzlei von unten nach oben zu durchforsten. Gesucht wurde und wird nach Zeugs (Akten, Dokumente, Dateien usw.) die ohne Gewissensbisse entsorgt werden können.

Irgendwann war die Bibliothek dran. Es fiel mir schwer, Bücher aus den Regalen zu nehmen und zu entscheiden, was aus dem Buch werden soll. Ich fing an, Haufen zu bilden. Die mir wichtigen Bücher kamen zurück ins Regal. Die übrig gebliebenen Haufen betrachtete ich mit Argwohn. Es waren immer noch viele Bücher auf den Haufen.

Einer dieser Berge bestand aus Büchern zum Thema Erfolg- Sinngemäß < In 7 Schritten zum Erfolg. > < In 7 Schritten zur persönlichen … > Irgendwann waren mir diese Bücher einmal wichtig gewesen. Jetzt sagten sie mir nichts mehr. Ich empfand sie eher als lächerlich. Denn die Erfahrung als Unternehmer wie auch als Berater zeigt, dass es mit ein paar einfachen Schritten nicht getan ist.

Um Erfolg zu haben, muß man u.a. das Hirn einschalten, den Hintern zusammen kneifen und loslegen, loslegen, loslegen. Und es wird auch nicht immer einfach und lustig auf diesem Weg.

Da ich in den Büchern farbig gearbeitet habe, versenkte ich den 7-Schritte-Haufen in der Papiertonne. Das ging erstaunlich einfach und fühlt sich auch nach mehreren Tagen noch richtig an.

Wie es der Zufall will, las ich einige Tage später genau zu dem Thema ‘Erfolg in sanften Schritten’ einen Facebook-Beitrag von Stéphane Etrillard. Mit seiner Zustimmung poste ich seine drei Schritte:

1. Nimm einen Mülleimer und schmeiss den ganzen Erfolgsmüll der Erfolgstrainer weg.
2. Hör auf, diese verdummenden Veranstaltungen zu besuchen und schalte dein Gehirn ein.
3. Fang an, dich zu disziplinieren, hart zu arbeiten und hör auf, die süßen Erfolgspillen einzunehmen.

Die großen Steine zuerst.

Vielleicht geht es nur mir so: Ich bin beschäftigt. Es gibt täglich größere Aufgaben und jede Menge kleine Angelegenheiten. Und zu den Dingen, die ich tun muss, kommen auch noch Tätigkeiten, die ich tun will. Weil sie mir wichtig sind und meinem persönlichen Ziel näher bringen.

Mal gelingt es mir mehr schlecht als recht, die verschiedenen Aufgaben und die zur Verfügung stehende Zeit unter einen Hut zu bringen, mal geht es besser. Zeitmanagement könnte eine Lösung sein. Und vielleicht schaufele ich dadurch auch eine Stunde am Tag frei. Aber ich bin mir sicher: Diese Stunde wird sofort wieder ausgefüllt.

Zielmanagement mit starker Orientierung an den eigenen Zielen und der entsprechende Aufgabenauswahl würde helfen. Dann müsste man aber sehr stark auf die Ziele fokussiert sein und klare Entscheidungen treffen können, ob man bestimmte Aufgaben überhaupt übernimmt.

Vielleicht könnten wir die vor uns liegenden Aufgaben in einem ersten Schritt auch anders organisieren:

Wir stellen und ein Glas vor (unsere Zeit). Daneben liegen ein Haufen Sand (viele verschiedene kleinere und größere Aufgaben) und einige Steine (Aufgaben, die uns wichtig sind und weiterbringen).

Wir nehmen den Sand und schütten ihn in das Glas. Das Glas wird ziemlich voll. Auf den Sand verteilen wir noch die Steine. Alle Steine passen nicht hinein, das Glas ist einfach zu voll.

Dann versuchen wir es anders herum: Wir füllen alle Steine in das Glas. Das Glas ist fast bis oben voll. Dann rieseln wir den Sand ein. Er rieselt zwischen die Steine und füllt die Zwischenräume aus. Am Schluss bleibt möglicherweise etwas Sand übrig. Aber die uns wichtigen Steine sind alle im Glas und der meiste Sand auch.

Vielleicht sollten wir so mit unserer Zeit und den Aufgaben umgehen: Erst einige uns wichtige Tätigkeiten und Termine einplanen. Die anderen Aufgaben werden um diese großen Steine herumgeplant und erledigt.

Wenn wir nicht zuerst die großen Steine in das Glas – unser Leben – legen, besteht die Gefahr, dass sie später nicht hineinpassen. Diese großen Steine sind für jeden andere: Familie, ein berufliches Ziel, Freunde, Bildung, Ruhe, Musik, Sport …